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Hacia una nueva cultura de archivos

(Foto: Megamedia)

Mario Maldonado Espinosa (*)

El resguardo de los archivos o el manejo documental de las dependencias públicas está directamente relacionado con la transparencia. Los archivos no solo son vitales, sino necesarios porque son el testimonio del actuar de una persona, organización o sociedad, más aún cuando se trata de una dependencia pública o determinada gestión de gobierno.

Los archivos preservan, promueven, dan acceso y difunden el conocimiento y por ende generan transparencia y rendición de cuentas; son los instrumentos fundamentales e indispensables en el proceso de acceso a la información.

La Organización de las Naciones Unidas, para la Educación, la ciencia y la Cultura (Unesco) desarrolló el 10 de noviembre de 2011, la Declaración Universal sobre los Archivos, esto para mejorar la comprensión y conocimiento de los archivos entre el público en general y los que toman decisiones o los generan. Esta Declaración define a los archivos para incluir todas las decisiones, acciones y memorias grabadas en todos los formatos, incluyendo papel, digital y audio visual; reconoce a los archivos como evidencia y hace hincapié en el papel clave de los archivos para garantizar la transparencia administrativa y la responsabilidad democrática. Pero también destaca los requisitos clave para una buena gestión de archivos.

En Yucatán desde el 22 de agosto de 1986 se crea la ley del Sistema Estatal de Archivos que tiene como objeto la preservación, conservación y clasificación de los documentos que constituyen el patrimonio histórico de la Entidad, y para ese objetivo se creó el Sistema Estatal de Archivos de Yucatán, con el fin de garantizar el uniforme e integral manejo de los archivos existentes y de los que se creen en el futuro en las dependencias del gobierno del Estado. Con esta ley se pretendía normar, regular, coordinar, homogeneizar y agilizar los servicios documentales y archivísticos del Estado a fin de convertirlos en fuentes esenciales de información acerca del pasado y del presente de la vida institucional.

Con el paso del tiempo las cosas fueron cambiando y los archivos se hicieron necesarios y obligatorios proporcionarlos siempre y cuando medie una petición de información pública que cualquier ciudadano tiene derecho a realizar ante cualquier institución pública.

Es así que el 15 de junio de 2018 el Congreso de la Unión expidió la Ley General de Archivos, otorgándose un año para su entrada en vigor, es decir, este 15 de junio de 2019 tendrá vigencia, posteriormente nuestro Estado deberá expedir una ley local en materia de archivos para armonizar las disposiciones federales al ámbito local. Esta ley general para todo el país legaliza los principios y bases generales para la organización, conservación, administración y preservación de los archivos documentales en nuestro territorio; y así como se creó un sistema nacional en materia de transparencia, contable y anticorrupción, también se crea el Sistema Nacional de Archivos (SNA) a fin de estructurar el resguardo, difusión y acceso de los ciudadanos a archivos privados y públicos de relevancia histórica, social, cultural, científica y técnica. Tocará el momento que Yucatán cuente también con un sistema local en materia de archivos.

La tarea es enorme pero será en los próximos días parte de una disposición normativa obligatoria y hay que cumplir con ella, pues es una obligación proporcionar información. Que la información esté disponible al ciudadano siempre. La cultura de la transparencia está ligada a la cuestión documental, que los casos de inexistencia o contestaciones en los que se manifiesta que “no se generó la información solicitada”, sean los menos.

Los archivos son un testimonio y estos deben estar disponibles y accesibles: Son los archivos que dan validez a la actividad pública. Con la facilidad tecnológica es mucho lo que puede hacerse en materia de archivos. Hacemos votos para que así sea.— Mérida, Yucatán.

mariomaldonadoe@gmail.com

@mariomaldonadoe

Asesor Jurídico

 

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