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Las previsiones en nuestras actividades

Foto: Megamedia

Controles en las empresas

Fernando Ojeda Llanes (*)

Las estadísticas de mis amigos matemáticos muestran un descenso de los contagios de la pandemia y así está sucediendo en la realidad, al menos en nuestra ciudad, gracias a Dios.

Ahora tenemos un poco más de confianza para salir a nuestras actividades, pero con suma precaución, porque si no lo hacemos así, podríamos contribuir a que se vuelva a intensificar la enfermedad y tengamos la llamada segunda ola.

Según sea la actividad, nuestra forma de ser se adecuará poco a poco a la realidad, pero mientras el virus se encuentre en el ambiente, tendremos un comportamiento guiado por cierto temor. Si por ejemplo somos contadores independientes todo depende de la especialidad a la que nos dediquemos, si se es auditor pues se requiere de nuestra presencia física en las empresas revisando documentación.

Si somos consultores podemos prestar el servicio en forma virtual y ocasionalmente en forma física, cuidando estar en un ambiente privado y bien protegido. En caso de ser vendedores, la empresa les habrá fijado una meta a cumplir y si se tienen que hacer visitas a prospectos de clientes se tendrán que realizar, pero hay que tomar en cuenta que se debe tener precaución al salir y además, el visitado también tendrá sus restricciones o probable que no acepte la visita, a lo mejor le interese un catálogo y se le envíe el producto a domicilio. Es indudable que la relación cliente/vendedor tendrá cambios relevantes y si no nos adaptamos como vendedores a esta realidad perderemos ventas.

Durante el encierro por la crisis se puso de moda comprar por internet y varias plataformas estuvieron disponibles para tal efecto. Este tipo de actividad ha llegado para quedarse. En esta nueva forma de ser es indudable que quedará en la mente de las personas el comprar con estos mecanismos, de tal manera que como vendedores se tendrán que capacitar en estos formatos electrónicos y las empresas tener esta forma de competitividad.

Las empresas deben tener en cuenta que hay falta de dinero en las familias, por lo que hay que revisar los expedientes del personal para tratar de investigar cómo está actualmente su situación económica, sobre todo de personal que no tenga tanta antigüedad. Esto para evitar sorpresas de fraude.

Ahora más que nunca se debe vigilar el control interno pues las necesidades económicas precarias conducen a robos, principalmente en dinero o en productos de fácil conversión en efectivo. Por lo anterior debe hacerse especial énfasis en las cajas, cuentas de cheque, cuentas por cobrar y en los inventarios, teniendo especial cuidado en las entradas y salidas físicas del almacén, así como en la distribución vigilando que el producto que salga llegue efectivamente al cliente y que esté facturado.

Se recomienda hacer arqueos continuos y conteos de las mercancías para garantizar el funcionamiento de los controles.

Las empresas industriales deberán cuidar sus controles de materia prima, de su producción en proceso y productos terminados. Asimismo, tener establecidas políticas bien revisadas con respecto a desperdicios y devoluciones de productos.

Si las empresas cuentan con sistemas electrónicos y programas integrales de administración es importante hacer revisiones en cuanto a las restricciones que deben existir para evitar que personas no autorizadas puedan tener acceso a los sistemas.

En épocas de crisis como ahora, si se va a contratar personal, se debe ser estricto con las políticas de contratación, a efecto de tener la seguridad que las nuevas personas que entren a laborar en la empresa tengan buenas referencias de su honestidad y comprobarlas.

Hay que tomar en cuenta que toda persona que salga de nuevo a la luz de la intemperie, además de respirar aire externo y de buscar el dinero que dejaron de captar, unos lo harán en forma honesta pero otros, que no sabemos su cantidad ni mucho menos su identidad, saldrán a buscarlo a como dé lugar y muchos de estos ya están en la calle. No debemos olvidar la seguridad personal porque desafortunadamente el país sigue siendo uno de los más inseguros del mundo. Aún cuando nuestra ciudad ha sido catalogada como segura, ha habido asaltos y robos tanto en la calle como en los domicilios. Salgamos con todas las precauciones sin echar las campanas al vuelo.

Ahora que salgamos que esta salida sea efectiva, elaboremos un sencillo programa de las acciones a realizar y sigamos este plan con efectividad. Asegurémonos que al lugar donde tenemos que ir tiene los sistemas de protección de salud y seguridad en forma adecuada y sobre todo se debe cumplir estrictamente con los protocolos establecidos. No importa que los sintamos exagerados, más vale prevenir que lamentar.— Mérida, Yucatán

ferojeda@prodigy.net.mx

Doctor en Investigación científica. Consultor de empresas

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