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Provisiones contables en las empresas

Finanzas

Fernando Ojeda Llanes (*)

He platicado que el objetivo final de la contabilidad es la emisión de los estados financieros básicos: balance general, estado de resultados, estado de flujo de efectivo, estado de variaciones del capital contable. Sabemos que las operaciones realizadas todos los días en las empresas son registradas en la contabilidad, por tanto, se espera que la información financiera expresada en los estados financieros, si la contabilidad se llevó correctamente, expresa las decisiones que se tomaron en la empresa. Sean buenas o malas, esto lo sabremos en los resultados y al hacer el análisis financiero de las diferentes cuentas que lo forman.

Tanto el balance general como el estado de resultados son diferentes en su proceso contable al estado de flujo de efectivo, por tanto, es este último el que ha de reportar las entradas y salidas de efectivo de las cuentas de la empresa, no precisamente los dos primeros. Debido a esto es que toda operación, sea que intervenga o no el efectivo, debe registrarse en la contabilidad. Con esto quiero decir que, por ejemplo, si algún gasto está realizado y no pagado, debe registrarse en la contabilidad. Asimismo, registrar toda venta realizada aunque no se haya cobrado. Este tipo de operaciones no aparecerán en el estado de flujo de efectivo, debido a que sus cifras no proceden de asientos contables sino de comparación de los otros estados financieros.

En virtud de lo que mencioné al principio, los estados financieros reportan el resultado de las operaciones realizadas todos los días en la empresa, pues es fácil comprender que son un resumen de lo que sucedió en la empresa y nos reportan tanto las utilidades o pérdidas y su posición económica, así como las propiedades y deudas a corto y largo plazo. Para poder hacer una lectura de estos documentos financieros que son un resumen, es necesario hacer una serie de comparaciones de período a período y si por ejemplo en el estado de resultados observamos que en un mes hubo un determinado gasto que al siguiente se elevó demasiado, es necesario buscar una explicación. En algunas ocasiones resulta que el contador no realizó el registro de determinado gasto en el mes anterior.

Para que podamos hacer comparaciones de la información financiera es necesario que los contadores cumplan con el principio de la consistencia. Esto quiere decir que no se pueden hacer cambios de políticas o de procedimientos de registro en forma continua, esto nos permite tener confianza en poder hacer comparaciones sabiendo que no existen cambios relevantes en el registro de las operaciones.

Hay una serie de gastos que no son exigibles durante el año o que no requieren de movimiento de dinero, tal es el caso de los aguinaldos que se pagan a fin de año y de las depreciaciones de activo fijo que muchos contadores esperan el fin de ejercicio para registrarlas. A efecto de que las comparaciones citadas anteriormente sean efectivas para una lectura adecuada de las cifras es necesario hacer lo que se llama provisión, es decir, registrar el gasto aunque no se haya pagado o no tenga que pagarse. Es el caso de los aguinaldos, aun cuando se pagarán a fin de año, los contadores deben realizar una estimación de su pago total y dividirlo entre los doce meses del ejercicio para que se provisione su registro cada mes. Lo mismo debe realizarse con la depreciación de los activos fijos, formularse la tabla que corresponde a cada bien de acuerdo con sus años de vida y teniendo el importe anual determinar su aplicación mensual.

Hay un dicho que menciona que el sueño de todo administrador de cuentas por cobrar es precisamente lograr cobrar el cien por ciento de su cartera. Como se indica, esto es un sueño, nunca se cobrará la totalidad, por tanto debe hacerse una estimación de cuentas incobrables y hacer la provisión necesaria para que mensualmente se registre como un gasto.

Los contadores deben llevar una bitácora de cuáles son las cuentas o partidas que son gastos inevitables y hacer las provisiones o registros dentro de los períodos cortos en que se proporciona la información, esto a efecto de que los usuarios tengan elementos de juicio y al hacer comparaciones entre un período y otro, las variaciones sean menores y por los conceptos que efectivamente surgieron.

Utilizando las provisiones también se evitarán sorpresas de que cuando llegue la información de fin de año aparezcan partidas con importe de todo un año que no fueron registrando mes a mes y se recargan en el mes de diciembre.— Mérida, Yucatán.

ferojeda@prodigy.net.mx

Doctor en Investigación Científica. Consultor de empresas

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