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Variación presupuestal en empresas

Finanzas

Fernando Ojeda Llanes (*)

La formulación de presupuestos es básica en toda actividad económica. Sin tanto tecnicismo, de una forma coloquial, menciono lo siguiente:

Las empresas, para el control de sus operaciones, requieren formular un presupuesto de ingresos, costos y gastos, para tal caso respecto a los ingresos, su punto de partida son las ventas que pueden presupuestarse en unidades a vender y luego ponerle cifras en pesos. Si no se cuenta con los datos estadísticos de unidades, será suficiente determinar el pronóstico directamente en pesos.

Cuando ya se ha formulado el presupuesto de ventas, es importante hacer el de compras, en virtud de que sabiendo qué es lo que se va a vender y conociendo las existencias de mercancías en inventarios ya puede determinarse cuánto se debe comprar. Cuando se elabora este presupuesto sin conocer los inventarios podrían adquirirse mercancías en exceso y, por lo tanto, tener existencias mayores a las necesarias.

Muchas empresas se conforman con elaborar su presupuesto de ventas en pesos y con esto establecer las metas a cumplir por sus vendedores, sin tomar a veces en cuenta el costo de los productos a vender. Por tal motivo, después de elaborados los dos presupuestos anteriores hay que formular el del costo de las ventas, no solo como un elemento importante para determinar el resultado bruto en los estados financieros, sino para conocer el margen bruto de utilidad por cada producto, de tal manera que dentro de las metas de ventas establecidas a los vendedores se les pongan objetivos relacionados con los márgenes de ganancia bruta.

Para determinar el presupuesto de gastos de operación se requiere, para una mayor efectividad en su control, separarlos en fijos y variables.

La elaboración del presupuesto es un primer paso en la administración financiera, pero queda inconcluso si no existe un control presupuestal que consiste en conocer los importes asignados a cada concepto a efecto de que cuando tenga que hacerse un desembolso se cuente con la información de lo ejercido y por ejercer presupuestalmente. Sin un adecuado control presupuestal, la empresa generará una serie de variaciones importantes, que es la diferencia entre lo presupuestado y lo efectivamente erogado si se trata de costos o gastos, y lo percibido si se trata de ingresos, con los datos reales que reportan los informes de la contabilidad.

Siempre existirán variaciones o diferencias entre las partidas presupuestadas y las reales porque se trata de pronósticos, pero una buena administración hace que las variaciones no sean relevantes y esto solamente se logra haciendo el control necesario. La manera efectiva de evitar variaciones importantes es que antes de hacer la erogación se conozca el saldo pendiente de ejercer de la partida respectiva. Es en este momento cuando se conoce si habrá o no variación.

Cuando ya se tiene la información financiera como resultado de emitir el balance general y el estado de resultados provenientes de la contabilidad de la empresa, es el momento de hacer las comparaciones de las partidas presupuestas con las reales y entonces aparecen las variaciones o diferencias. Cuando se hace esta comparación en el momento de hacer el análisis de los estados financieros, los responsables de la administración siempre tendrán una justificación sobre cada una de las variaciones, pero muchas de estas pudieron evitarse o disminuirse si se tiene un buen control presupuestal.

La cultura financiera empresarial nos indica que no basta la formulación de estados financieros de la empresa sino que sean analizados y comparados. La comparación puede hacerse con las cifras de períodos anteriores pero también con las presupuestadas. Las diferencias son a las que los contadores les denominamos variaciones.

Las variaciones son útiles conocerlas precisamente para lograr una buena administración del negocio. Si por ejemplo hay variaciones desfavorables importantes en ventas, algo está sucediendo, pueden ser varios aspectos: problemas en el mercado, no haber visitado a los clientes, los vendedores no cumplen con sus programas, no somos competitivos, etcétera.

Hay otros elementos importantes a tomar en cuenta en las variaciones, pero este es otro boleto a comentar posteriormente.— Mérida, Yucatán.

ferojeda@prodigy.net.mx

Doctor en Investigación Científica. Consultor de empresas

 

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