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El coronavirus puede matar tu empresa, prepárate para evitarlo

La expansión del coronavirus está causando una tragedia humana y una crisis sanitaria global, pero también incalculables estragos en empresas de todos los tamaños alrededor del mundo.

Aunque el impacto ha sido directo en determinados sectores, lo cierto es que toda la actividad empresarial está expuesta a los efectos colaterales del patógeno.

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En México esto apenas está comenzando, pero parece inevitable que vengan días peores.

Se está en la fase más leve del contagio, con pocos infectados y todos provenientes del extranjero, pero pronto se pasará a la fase 2, es decir, el rastreo de los centenares de personas afectadas será complejo o imposible. Y en la fase 3 los casos se contarán por miles.

Y así como en los planos social, político, educativo y sanitario se están promoviendo medidas de prevención, también las empresas deberían estar pensando en un plan de contingencia.

Alumnos y personal académico de la UNAM toman precauciones e informan a la comunidad estudiantil sobre el riesgo de contagio del coronavirus (Foto de Notimex)
Alumnos y personal académico de la UNAM toman precauciones e informan a la comunidad estudiantil sobre el riesgo de contagio del coronavirus (Foto de Notimex)

Pensando de manera positiva, se podría decir que esta amenaza ofrece la oportunidad de fomentar una cultura empresarial de prevención para actuar en situaciones de crisis.

El riesgo hoy es el coronavirus, pero mañana pueden ser desastres naturales, errores humanos, accidentes laborales, crisis financieras… así que un plan de este tipo nunca está de más.

Plan de Contingencia Empresarial

Ese tipo de imprevistos la mayoría de las veces tiene consecuencias nefastas para las organizaciones, incluso puede llevarlas a la quiebra, porque afectan de manera inesperada su actividad productiva.

Un Plan de Contingencia, señalan expertos consultados, se conforma de un conjunto de acciones que permiten reaccionar con eficacia ante cualquier imprevisto.

O sea, consiste en una serie de procesos técnicos y humanos, previamente estructurados para cada caso, con la finalidad de permitir la normal operatividad de sus componentes.

Preparación para el futuro

De esa manera, “se evita que cada área deje de operar como consecuencia de cualquier incidente, de tipo interno o externo”.

Crear un Plan de Contingencia no significa que se esté pensando negativamente, en lo peor, sino al contrario, se trata de prepararse para el futuro, para posibles cosas que podrían ocurrir, sin poder prevenirlas. Es una prevención ante la catástrofe.

En Ciudad de México se ven largas filas en bancos debido que algunos tomaron la medida de atender en grupos de diez personas para evitar algún contagio del coronavirus (Foto de Notimex)
En Ciudad de México se ven largas filas en bancos debido que algunos tomaron la medida de atender en grupos de diez personas para evitar algún contagio del coronavirus (Foto de Notimex)

Así podrían hacerle frente a los desastres, crisis, accidentes y situaciones de emergencia que se presenten inesperadamente.

Fortalecimiento de la empresa

Al final, será una valiosa herramienta que podría salvar a la organización.

“Contar con un Plan de Contingencia con toda seguridad fortalecerá tu empresa”, asegura el consultor David Polo Moya.

Señala que para que este plan sea bueno debe ser sencillo de entender y de aplicar, para que su cumplimiento permita el regreso al buen funcionamiento de la empresa o, por lo menos, la minimización de los efectos negativos por los daños sufridos.

¿Cuáles son los pasos para elaborarlo?

Cada Plan de Contingencia es único, pues responde a las características de cada empresa, por tanto no hay normas, ni reglamentos, sólo la creatividad de los expertos, ya que nadie sabe qué pasará, cuándo pasará o cómo pasará.

Algunos expertos sugieren cinco, otros ocho o 10 pasos. Te ofrecemos a continuación los cinco puntos básicos, concretos y bien estructurados, sugeridos por especialistas en consultoría de empresas sobre lo que se debería hacerse para estructurar el Plan de Contingencia.

  1. Planificar lo que debe hacerse
    Se trata del punto de partida. Organizar estrategias, objetivos, metas, participantes, tiempos de acción, herramientas, tipo de comunicaciones, líderes.
    Todos los aspectos que impliquen el comienzo del proceso de investigación, recuperación, reparación, regreso a la normalidad.
  2. Ver riesgos y buscar soluciones
    A partir de ese momento, ver, detectar, analizar y minimizar los riesgos existentes y sus consecuencias negativas. También estudiar sus posibles efectos, internos y externos, a nivel económico, social, legal, humano, financiero, etc.
    Sigue el estudio de las posibles soluciones. Lo que debe hacerse para mejorar la situación o, al menos, evitar que se agrave. Contar con los recursos que permitan lograr esas posibles soluciones.
  3. Definir las estrategias
    Se planifican varias, dependiendo de la clase de eventualidad que podría ocurrir en la empresa. Cada área o situación tiene sus acciones y prioridades.
    Por ello, se debe definir en el plan, a la hora de un incidente, cuáles son las que requieren ser atendidas con mayor prioridad para que la empresa vuelva a funcionar.
    Esas estrategias también deben estar dirigidas a reducir daños, riesgos, peligros u otros accidentes o incidentes. Incluso, deben establecerse las estrategias de recuperación y normalización de actividades.
  4. Ensayar, hacer simulacros
    Con el objetivo de verificar la efectividad del plan de contingencia, es recomendable realizar pruebas, ensayos, simulacros, ejercicios, maniobras, para saber si realmente será efectiva su puesta en marcha en un momento dado.
    Así se podrán detectar errores. De esa manera se corrigen para lograr buenos resultados a la hora de llevar a cabo el plan.
  5. Revisión periódica
    Siempre se recomienda su revisión periódica. Los tiempos cambian, las tecnologías también, al igual que los riesgos. Así que adaptar el plan a las novedades internas y externas, resulta apropiado y conveniente.
  6. El coronavirus
    En el caso concreto de la pandemia actual, cuyos efectos apenas estamos comenzando a sentir, Jorge Puflea, entrepreneur y especialista en innovación corporativa que formó parte del grupo de asesores que ayudó a levantar la industria porcícola del país tras su paralización por la epidemia del virus H1N1 en 2009, comparte en una revista especializada los cinco pasos con que se hizo frente a esa situación crítica:
  7. Conoce los ciclos de tu negocio
    Si ya sabes que hay una pandemia o que está por llegar debes estar preparado para ella. Es inevitable y es mejor prevenir y para eso debes de tener muy claro cuáles son tus ciclos de negocio: tiempo, abastecimientos, demandas y caídas de precio (para soportar el golpe, en tiempo y dinero).
  8. Planea tu posicionamiento
    Una vez pasada la emergencia es como volver a empezar, porque, aunque ya no exista la crisis hay que levantar pedidos y realizar de nuevo el ciclo. Por eso es importante que planees un posicionamiento y reconocimiento de tu empresa.
    Recuerda que el cliente necesita confianza, certidumbre y garantía. Para eso son los tres elementos de la venta: empresa producto y vendedor o persona que en que confían.
    La sugerencia es que hagas un reconocimiento de lo que estás trabajando en tu empresa contra la pandemia, lo que estás trabajando para el bienestar de tus clientes y de su familia y además de lo que te preocupas como una responsabilidad social.
    Si comercializas algún producto, cerciórate de que esté libre de cualquier contaminante, enfermedad o del coronavirus. Será mejor si cuentas con alguna verificación, certificación o aval.
En China, donde comenzó la propagación del coronavirus, algunas ciudades ya están tomando medidas para prevenir nuevas infecciones pero también ayudan a las empresas a reanudar la operación de manera ordenada (Foto de Xinhua)
En China, donde comenzó la propagación del coronavirus, algunas ciudades ya están tomando medidas para prevenir nuevas infecciones pero también ayudan a las empresas a reanudar la operación de manera ordenada (Foto de Xinhua)

Piensa en un valor agregado

Además, empieza a trabajar en cuál es el nuevo modelo o el valor agregado que le vas a dar a tu producto para que este pueda trascender.

Recuerda que el problema no es durante la pandemia o durante la crisis o emergencia, el problema viene después porque hay que empezar a recuperar la credibilidad del cliente y empezar a mover el producto y eso es como empezar de cero arrancar una industria.

  1. Empieza en casa
    Recuerda siempre mostrar que eres una empresa socialmente responsable y que empiezas por la casa. Muestra que cuidaste a tus trabajadores y además que tus vendedores están preparados para cualquier contingencia y para manejar el producto contra ese tipo de pandemia.
    Trata siempre de dar seguridad a tu cliente, tanto como empresa, como con tus productos y con las personas.
  2. Agrega valor
    Ahora se trata de la pandemia del coronavirus, pero recuerda que la entrega de valor siempre debe estar constantemente evolucionando. ¿Cómo vas a agregar valor en esta situación? Por ejemplo, añade protocolos o verificaciones que den seguridad de que tu negocio está libre del virus.
    Si eres un restaurante, podrías buscar cumplir con la Certificación H de alimentos, que implica que tu negocio tiene protocolos de limpieza y seguridad en el manejo de los alimentos. Se trata en suma de resaltar tus fortalezas y las medidas que le van a dar certidumbre sobre tu servicio a tus clientes.
  3. Usa una bandera
    Me refiero a que tomes un estandarte: como ayudar a la gente o de alguna lucha social o de responsabilidad que apoyes y que mejoren la calidad de vida. Esto te ayudará a mejorar tu imagen a través de tu producto o servicio.
    Por ejemplo, si eres una persona que trae productos de China y quieres demostrar que tu producto no viene contaminado, entonces tu bandera será “Mi producto viene 100% limpio garantizado”.
    Sigue estos pasos y prepárate para esta pandemia.
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