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Cómo insertar un PDF a un documento Excel

Businessman working with excel project dashboard using laptop / computer at the outdoor cafe

Portable Document format o por sus siglas en inglés: PDF, es un formato de texto muy útil, no solo para personas naturales, sino también para negocios, ya que en ellos se puede difundir información que no se puede modificar fácilmente, pero se puede leer en prácticamente cualquier dispositivo. Además, los documentos de este tipo son mucho más ligeros que en otros formatos y ha sido uno de los formatos más usados para difundir información importante.

Si necesitas, por ejemplo, añadir facturas a una hoja de cálculo, puedes hacerlo muy fácilmente insertando los PDF a un documento de Excel como objeto, de modo que podrás ver el ícono y abrirlo, ajustarlo y hasta editarlo.

Insertando un PDF a un Excel en pasos simples

Para insertar PDF en un Excel, debes hacer clic en la pestaña Insertar para luego dirigirte al botón Texto.

Una vez ahí, debes encontrar el botón Objeto. Al hacer clic sobre él te aparecerá una nueva ventana flotante, la cual te pide que selecciones el formato del archivo que quieres insertar. En este caso, debes elegir la opción “Adobe Acrobat Reader Document”. Tiene este nombre porque el formato PDF fue diseñado por la compañía Adobe para su lector de documentos de texto.

Acto seguido, deberás marcar Ver como ícono y seleccionar el documento que quieres insertar en tu Excel. Hecho esto, a quien le envíes el documento podrá acceder también al PDF que insertaste. Gracias a este sistema es mucho más fácil organizar los documentos de tu empresa para ser distribuidos de manera más rápida y fácil, o enviar varios documentos en uno solo para que puedas mantener organizadas tus carpetas y que a tus colaboradores les llegue toda la información que quieres hacerles llegar.

¿Cómo extraer datos de formularios desde un documento PDF?

Los documentos PDF suelen incluir algunos datos de formularios, si quieres importar datos de PDF a Excel, podrás hacerlo fácilmente con PDFelement. El primer paso, es hacer clic en el botón Form Recognition o Reconocimiento de formas. El programa escaneará el documento y detectará todas las casillas de formulario que encuentre.

El siguiente paso es hacer clic en el botón Data extraction o Extracción de datos para crear un documento CVS, que se lee utilizando el programa Microsoft Excel; marcas Extraer datos del PDF desde los campos y haces clic en Siguiente.

Hecho esto, le das clic en el botón iniciar y seleccionas la carpeta donde quieres guardar el archivo. Los archivos CVS son útiles para agrupar datos de formularios, cifras, entre otros datos numéricos importantes que nos pueden servir para determinados fines. Sin embargo, también es posible utilizarlos para extraer datos de distintas fuentes.

Luego, si quieres, puedes editar el CVS para organizar los datos extraídos, de manera que sean mucho más fáciles de interpretar. Esta función de PDFelement, es solo una de los cientos de funciones que ofrece el programa a sus usuarios. Otras funciones de edición incluyen insertar imágenes, texto y otros objetos a los propios PDF, por lo que es una excelente herramienta para revisar trabajos y añadir comentarios y correcciones. También puedes proteger los documentos, firmarlos, optimizarlos y realizar muchas otras acciones que no son posibles con los softwares convencionales. (I.S.)

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