Impportancia de contar con la información oportuna
Fernando Ojeda Llanes (*)
De mi tiempo de estudiante, recuerdo que el maestro de finanzas me preguntó cuál era la empresa que más gastaba. Ante tal pregunta uno se pone a pensar en las diferentes actividades empresariales y hacia ello iba la respuesta.
Sin embargo, el maestro me dijo: “Las empresas que más gastan son aquellas que no hacen sus presupuestos”. Fue una acertada respuesta que a través de los años, ya con la experiencia en los negocios, he podido confirmar como cierta.
Cuando una empresa no hace su presupuesto de gastos, pierde la dimensión de lo que le cuesta su operación, desembolsa el dinero de una forma automática ante las necesidades y si no tiene el dinero, solicita créditos.
Pero cuando la empresa hace el ejercicio previo de determinar las partidas que ha de erogar durante el ejercicio, lo hace con un buen razonamiento, tomando en cuenta sus ingresos y las necesidades reales. Esto hace que con toda anticipación se dé cuenta de lo que ha de suceder en su negocio para que cuando llegue el tiempo de las aplicaciones éstas se hagan ya conscientes de su existencia. Además se procura que si está establecido un determinado importe, para cierto concepto, que éste no se rebase.
Desde luego que un presupuesto de gastos de operación tiene como punto de partida establecer en primer lugar el de ventas y cobranza, para saber con qué dinero se cuenta y que los gastos a determinar tengan una correlación con los ingresos. Si no se conocen los ingresos, pues quedaría sin la visión de tener en cuenta que hay que obtener utilidades —la razón más importante de ser una empresa—.
Las empresas deben generar utilidades para compensar el esfuerzo de operarla y la retribución del capital invertido. Parece increíble, pero aún en estos tiempos hay empresas que no conocen si están ganando o perdiendo dinero, porque no cuentan con la información financiera adecuada.
En las clases de maestría que estoy impartiendo, después de terminar un tema pregunto a mis alumnos cómo lo aplicarían en las empresas donde laboran y muchos mencionan que primero sus jefes deberían tener estados financieros adecuados, pues si llevan la contabilidad solamente es para pagar los impuestos y sus cifras no corresponden a la realidad.
Este problema de no tener una contabilidad limita el control de los presupuestos, pues aun cuando se formulen, no se tiene el sistema de información adecuado para darle seguimiento a los mismos y conocer los datos reales para compararlos con los presupuestados.
Esta forma de pensar de algunos empresarios con respecto a la falta de contabilidad adecuada es un problema que ha sido difícil de superar, aun cuando los contadores y financieros insistimos en que toda empresa debe tener su contabilidad financiera y emitir en forma oportuna y sistemática sus estados financieros, cuando menos Balance General y Estado de Resultados.
Nos encontramos también que aquellas empresas que han decidido tener su adecuado sistema de información, tienen retrasos importantes en la emisión de sus informes. Por ejemplo, en estas fechas deberíamos estar analizando los de cierre de junio. Muchas empresas sí los tienen, pero una gran mayoría apenas están cerrando febrero o marzo. Entonces no solamente hay que tomar en cuenta que se realice adecuadamente la contabilización de las operaciones, sino que la información que proporcione la contabilidad sea oportuna.
Mi escrito de la semana pasada lo hice sobre los informes administrativos no relacionados directamente con la contabilidad, éstos son sumamente importantes para darle seguimiento a las operaciones, pero sin un adecuado sistema de información financiera que emita en forma oportuna los estados financieros, no hay forma de medir la eficiencia de la empresa ni mucho menos conocer su rentabilidad o su estructura financiera y el riesgo que pueda estar corriendo en su actividad actual —porque los números hablan—.
La empresa se enfrenta a muchos riesgos durante su operación, no solamente los exógenos o fuera de su control como los macroeconómicos, legales o fiscales, sino los de su propio negocio tales como demasiado endeudamiento, pago de intereses de la deuda, disminución de ventas, bajos márgenes de utilidad y otros más. Para poder identificarlos se requiere de la información financiera, veraz, sistemática y oportuna, así como desde luego, los presupuestos.— Mérida, Yucatán.
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Contador Público Certificado. Maestro en Finanzas. Consultor de Empresas