Puntos fundamentales de la operación de una empresa
Fernando Ojeda Llanes (*)
En ocasiones he asistido a un mitin político o toma de posesión de una directiva de colegio profesional donde las actividades realizadas se leen de un documento previamente redactado.
Es un documento sumamente extenso donde, para mencionar un ejemplo: se dice que se construyó una oficina explicando con lujos de detalle cuántos privados y salas de junta tiene, cada una de sus instalaciones, modelos de los muebles, computadoras y mucho más, de tal forma que para dar a conocer todo esto se tiene que escuchar cerca de una o dos horas.
Cuando se trata de una empresa y un departamento, por ejemplo el de recursos humanos, reporta a la dirección general con un escrito con muchos detalles de las actividades que se realizaron hasta llegar a acuerdos y decisiones al respecto.
Cuando se trata de reuniones de tiempo corto en donde se hace necesario dar a conocer la labor de la empresa de todo un período, hacer acuerdos y tomar decisiones, por ejemplo, que la dirección reporte a un consejo de administración, el informe al respecto debe ser un resumen que concentre lo más relevante de lo efectuado y es cuando se debe redactar un denominado informe ejecutivo.
La información ejecutiva puede dividirse en dos clases, la primera como aquella que representa a un sistema de información que se define como: “Un Sistema de Información para Ejecutivos o Sistema de Información Ejecutiva es una herramienta software, basada en un DSS (sistema de apoyo) que provee a los gerentes de un acceso sencillo a información interna y externa de su compañía, y que es relevante para sus factores clave de éxito”. Se trata entonces de un programa de computadora que contiene gráficas, cifras y conceptos cortos pero concisos.
La segunda clase se define como: “informe ejecutivo; es un documento que representa de manera resumida una o varias justificaciones o recomendaciones a seguir en una propuesta”.
Un informe ejecutivo puede proceder de dos fuentes, la primera es formulada en forma individual por el ejecutivo responsable del departamento respectivo, buscando relatar sus actividades en una forma reducida mencionando lo más relevante e ir descendiendo en su escrito por asuntos de menores prioridades, pero tratando que su lector comprenda lo importante de cada actividad sin tener que entrar en detalles, como el que lo formula ha estado en forma directa realizando las actividades que trata de describir, esto le facilita la redacción del documento de referencia.
La segunda fuente es cuando otra persona que no es el responsable directo de la realización de la actividad recibe un informe largo y detallado y debe replicarlo pero en forma ejecutiva, para ser redactado, la persona que lo fórmula debe tener una gran capacidad de síntesis para poder mencionar los puntos relevantes realizados y que sin anotar detalles, el lector pueda comprender las actividades respectivas de inmediato al escuchar la lectura; se le hace más fácil la redacción al que lo escribe cuando está interiorizado de las actividades del asunto respectivo.
Definición
Para efecto de una mayor comprensión de lo mencionado anteriormente, se define como síntesis lo siguiente: “cosa compleja que resulta de reunir distintos elementos que estaban dispersos o separados, organizándolos y relacionándolos, o exposición breve, escrita u oral, que a modo de resumen contiene un conjunto de ideas fundamentales y relacionadas con un asunto o materia y que estaban dispersas”.
Con base en lo anterior podemos darnos cuenta de que si se utiliza la síntesis en los informes, podemos tener la capacidad de medir el tiempo de cada lectura o informe ejecutivo, cosa que se dificulta hacer cuando se trata de un largo informe que incluye detalles que distraen la atención del lector de lo más relevante.
Cuando se trata de un determinado departamento de la empresa, es común que el responsable directo formule en determinados períodos una memoria de los asuntos y actividades realizadas no solamente en lo personal sino por todo su departamento; en este caso, se trata de redactar un documento con detalles y en forma exhaustiva tratando de que en un futuro cercano se quisiera conocer la historia del mencionado departamento.
Este documento extenso debe tener como primera página un resumen ejecutivo utilizando la síntesis a efecto de que al ser leído se comprenda el contenido de todo el documento adjunto.
Es importante que los ejecutivos de las empresas se interioricen de estos tipos de documentos para que los utilicen con regularidad, esto con el objeto de tener expedientes efectivos sobre las actividades realizadas por el departamento respectivo que permita en un futuro hacer evaluaciones rápidas de la productividad de la empresa en su conjunto.
Esto no significa que se convierta en una burocracia dedicando más tiempo a la redacción de informes que a la productividad del departamento, todo debe tener su medida y programación.
Se debe tener cuidado con los tiempos de formulación de informes porque he observado en varias empresas que en vez de que los ejecutivos se reúnan para tratar sobre sus problemas de comunicación, se la pasan turnándose informes y en ésta era moderna: correos electrónicos en forma continua.— Mérida, Yucatán.
Ferojeda@prodigy.net.mx
Doctor en investigación científica, consultor de empesas
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