Fernando Ojeda Llanes (*)
El activo es el corazón de toda empresa, es el que genera los ingresos que a su vez determina los flujos de entrada de efectivo para pagar a los acreedores, empleados, recompensar a los propietarios, reponer los bienes y sostener el crecimiento de la compañía.
Una de las características del activo es su liquidez, es decir, la cantidad de tiempo que debe transcurrir antes de poder convertirlo en efectivo.
El activo que se encuentra disponible para convertirlo rápidamente en efectivo es un activo líquido. La liquidez indica que una empresa puede cumplir sus obligaciones a su vencimiento.
Una empresa con liquidez tiene menos riesgos de fracasar que la que carece de ésta y tiene generalmente mayor flexibilidad financiera para aceptar nuevas oportunidades inesperadas de inversión. Una falta de liquidez conduce a una insolvencia y posible quiebra.
El dinero en efectivo, que es el más líquido de los activos, es el medio estándar de cambio y es la base para evaluar y contabilizar todo lo demás. Generalmente se clasifica como activo circulante.
Para que se clasifique como efectivo, debe estar disponible de inmediato para el pago de obligaciones actuales y no estar restringido por limitaciones contractuales, legales o fiscales que impidan su uso en el pago de deudas o gastos que correspondan.
El efectivo se compone de billetes o monedas, divisas, fondos disponibles bancarios. Los instrumentos negociables como giros postales, cheques certificados, cheques de caja, cheques personales y giros bancarios, también se consideran efectivo.
Los fondos de mercado de dinero, certificados de depósito, Certificados de la Tesorería de la Federación (CETES) y otros tipos similares de depósito son documentos a corto plazo que dan a los pequeños inversionistas la oportunidad de obtener mejores tasas de interés; se clasifican en lo general como inversiones temporales.
El razonamiento en que se apoya esta clasificación indica que la conversión en efectivo de esos valores provoca restricción o cobro de comisiones.
La administración y control de efectivo presenta problemas especiales, no solo porque entra en muchas transacciones, sino también por las siguientes dos razones:
1) El efectivo es el único activo que se puede convertir inmediatamente en otro. Es fácil de ocultar y transportar y es universalmente deseado; por tanto, la correcta contabilización de las transacciones en efectivo exige que se establezcan controles para cerciorarse de que no sea indebidamente utilizado para fines personales por alguien de la empresa o relacionado con ella.
2) Debe controlarse cuidadosamente para que nunca esté disponible en cantidad excesiva ni insuficiente. Debe haberlo siempre en una cantidad adecuada que no limite los recursos de la compañía. Como es medio de intercambio, se necesita para pagar todos los bienes y servicios que la empresa adquiere y para cumplir con todas sus obligaciones.
Una compañía puede operar con diversos bancos ubicados en diferentes localidades y de diferentes tipos para alcanzar sus objetivos de control, lo importante de la selección de éstos, es el servicio, obtener la facilidad de depósito y retiro de fondos, pero tomando en cuenta la seguridad y prestigio de la institución.
En la actualidad el pago o recepción de efectivo se realiza a través de transferencias electrónicas, sin que aún desaparezcan las emisiones de cheques y los depósitos bancarios en forma física. Es importante que los que manejan la parte financiera de la compañía establezcan buenas relaciones con las instituciones de crédito con el objetivo de obtener, cuando se requiera, líneas de crédito tanto a corto como a largo plazo.
Aun cuando la modernidad está reduciendo el manejo de billetes y monedas, sigue siendo necesario e importante su control. Se deben establecer procedimientos y políticas en aquellas empresas que tienen este tipo de operaciones, es importante mantener el menor tiempo posible este tipo de efectivo en la caja, debe depositarse al banco a la brevedad posible.
Cuando se opera con billetes es necesario realizar en forma sistemática arqueos o conteos de los mismos para verificar las entradas, salidas y saldos respectivos.
El conteo cuando no se cuenta con las máquinas contadoras es siempre molesto y se requiere de determinadas formas o técnicas sencillas pero importantes para contar el dinero, se recomienda que cuando son altas cantidades, el conteo se realice por dos personas en forma independiente, pero en presencia de otros testigos, hacer el amarre de la cantidad valuada y los registros es el objetivo importante.
Podría haber faltantes o sobrantes, verificado muy bien y si esto persiste, se deben tomar medidas para mejorar el control y hacer valer las responsabilidades de quienes operan este tipo de acciones.
Debo mencionar que en esta época de crisis económica están a la vista muchos fraudes en el manejo de efectivo, sea en cuentas de cheques o de billetes y monedas, pero este es otro boleto a comentar posteriormente.— Mérida, Yucatán.
ferojeda@prodigy.net.mx
Doctor en investigación científica. Consultor de empresas.