Información de la dirección general
Fernando Ojeda Llanes (*)
En un gobierno corporativo que ya tiene en operación a su asamblea general de accionistas y consejo de administración, como consecuencia se ha obtenido indudablemente la eficiente operación de toda la organización y de los diferentes departamentos en una comunicación funcional, eficaz para cumplir con los objetivos propuestos.
La labor del director de la empresa es fundamental porque es la persona quien aplica en forma continua el proceso administrativo y realiza la función de poner en actividad eficiente a sus gerentes y jefes de departamento para el cumplimiento de los programas y llegar a los objetivos propuestos por el consejo de administración, quien a su vez debe presentar buenos resultados a los propietarios en la asamblea general de accionistas.
El consejo de administración, como institución que vigila la gestión de la dirección general, aprueba los presupuestos y objetivos a cumplir, debe en todas sus sesiones recibir los informes respectivos de la operación tanto financiera como operativa del negocio para darle seguimiento.
En escritos anteriores he mencionado que la información financiera para el consejo de administración es la presentación de las cifras de los estados financieros y sus notas respectivas.
Reporte
En esta ocasión me enfocaré a otro tipo de reporte, tal como el informe que debe presentar el director general al citado consejo que para mayor eficacia y aprovechamiento de tiempo debe de hacerse llegar a los consejeros cuando menos con una semana de anticipación de la reunión respectiva.
El director general durante su gestión mensual efectúa reuniones con sus ejecutivos, recibe información, la analiza y tiene pláticas presenciales con sus principales ejecutivos, asimismo dispone de su sistema de información tecnológica, de tal forma que como su cargo lo exige, en forma indudable conoce las actividades realizadas en el periodo y las decisiones tomadas, cuyos resultados pueden ser positivos o no, de tal forma que está presto para informar al consejo de administración sobre todo lo sucedido.
Los consejeros son personas expertas que están pendientes de los objetivos y resultados de la empresa, pero se reúnen en forma de consejo una vez al mes o bimestralmente por aproximadamente cuatro horas, por lo que el tiempo disponible para escuchar informes es limitado, por tal motivo deben suceder dos cosas: la primera, que la información escrita se les envié cuando menos con una semana de anticipación con el objeto de estudiarla y tenerla ya presente a la hora de la reunión; y segundo, los informes que se presenten al momento del consejo deben ser de tipo ejecutivo, esto significa cortos pero concisos en información por excepción, es decir, relevante.
No financiero
Lo anterior mencionado aplica a un informe escrito no financiero que presenta el director general al consejo, que debe contener cuando mucho dos o tres hojas tamaño carta de las actividades más sobresalientes de la operación de la empresa, de sus diferentes áreas de la organización, si no llegó a sus objetivos explicar las causas, si los excedió mencionar en qué se mejoró, en el caso de los estados financieros no requiere repetir las cifras de los estados respectivos, pero debe mencionar los aspectos en que hay relevancia tanto positivos y negativos.
El director debe informar con la mentalidad clara de que el consejo de administración es para apoyar en la realización de los objetivos, por lo tanto el citado informe debe ser claro, cierto y conciso en sus conceptos.
La idea es facilitar al consejo en sus propuestas y no esperar que descubran lo bueno y lo malo, porque es una práctica no adecuada. Obviamente, los consejeros como personas externas de gran experiencia y conocimientos siempre encontrarán oportunidades de mejora al estudiar la información, precisamente, porque no están digamos contaminados con la incesante operación del negocio y toma de decisiones continuas que se vive en la empresa todos los días; como eficiente ejecutivo, se pasa el día, noche y hasta madrugada pensando en resolver todas las actividades del negocio en forma efectiva.
Cargo
Siempre he admirado la función de un director general, indudablemente de aquel que cumple sus objetivos, de altos valores humanos y sin prepotencia, porque es el ejecutivo que no descansa cuerpo y mente en afrontar todas las operaciones diarias de su empresa.
Mi recomendación es que no alarguen el tiempo de tomar sus merecidas vacaciones. Un abrazo a todos mis amigos directores de empresa.—Mérida, Yucatán
ferojeda@prodigy.net.mx
Doctor en investigación científica. Consultor de empresas