Fernando Ojeda Llanes (*)
Es de uso común el dicho “no estás descubriendo el hilo negro”. Investigando al respecto de dónde proviene, encontré uno de sus antecedentes: se dice que de los títeres, quien los opera utiliza hilos para el movimiento de cuerpo, manos y pies, se encontró la manera de que el público no vea estos hilos y para tal caso se utilizó hilo negro con cortinas negras de fondo. Esto también se usa en la magia.
Esta frase se utiliza cuando se menciona algo que ya es común realizar, como por ejemplo decir: la hamburguesa sabe rica si le pones salsa cátsup, la respuesta: lo que dices es como descubrir el hilo negro, en vez de ir al grano diciendo: esto es común y conocido ni tienes que mencionarlo.
Lo anterior me sirve de referencia para hablar del control interno en las empresas, cuando se menciona que el control interno para las operaciones es importante, no respondo: “no estás descubriendo el hilo negro” sino que digo: “cierto”.
Se han escrito cientos de libros sobre control interno y realmente en lo personal me parecen de literatura o novelas, porque es tan común como que sacar una mercancía del almacén es totalmente obvio que se tiene que firmar un recibo de salida, registrarla e informarla a contabilidad para su registro y a quien corresponda para su conocimiento.
El control interno, por tanto, no es descubrir el hilo negro, se encuentra precisamente expresado en el proceso administrativo en su último término: planeación, organización, dirección y control.
Todas las empresas desde que nacen, crecen y se reproducen, tienen control interno, que por lo general reciben otros nombres: facturación, vales, remisiones, cheques, conciliaciones, registros, informes, etc., etc.
A las empresas cuando les roban mercancías, dicen que fue una falla de control interno y a toda deficiencia o falta de eficacia, el culpable es la falla de control interno y se publica un nuevo libro que bien titulan: “Fallas en el control interno”.
Ya no es necesario hacer grandes gráficas y pagar cantidad de dinero para que a las empresas les formulen preciosos manuales de procedimientos bellamente decorados a colores y largas peroratas apantallantes, esto ya no funciona.
Entonces a qué me refiero: los software contables actuales, ya deben tener dentro de su concepción el control que mencioné en el proceso administrativo, si no se tiene en la empresa, solo hay que hacer una evaluación de los procesos y corregir las fallas de inmediato.
La auditoría interna detecta fallas de control, por ejemplo: no se registró la salida de un determinado producto de almacén, falla el control pero debido a la persona humana no porque no exista.
Qué es lo moderno efectivo y qué cura las heridas de inmediato: “el control interno proactivo”, que consiste no en diseñar toda una maraña de procedimientos, sino con una sencilla bitácora o cuestionario, evaluar, o sea checar el proceso y si hay una deficiencia, de inmediato —el día de hoy o a más tardar al día siguiente— corregirla, y redactar en una pequeña hoja de papel qué sucedió, cómo se corrigió y qué se hizo para no volver a fallar.
Toda falla de control es humana, por falta de valores humanos que no se han hecho cultura en las empresas, empezando con la honestidad, la responsabilidad, la empatía.
A veces, la verdadera falla de control interno se encuentra en el largo tiempo de toma de decisiones de la dirección general, porque cuando verdaderamente se implementa el sistema proactivo, en la detección del fallo en su rápido proceso de evaluación, se propone una pequeña modificación y tarda mucho tiempo en aprobarla.
Ya no es necesario descubrir el hilo negro en el control interno, no hagamos grandes manuales, comités o departamentos, evalúemos los procesos, detectemos fallas, resolvámoslas de inmediato y capacitemos a nuestros talentosos empleados en las habilidades necesarias, supervisémoslos y no olvidemos los valores humanos.
Las cifras expresadas en los estados financieros hablan, se pueden percibir las fallas que provienen del control interno o de los humanos y esto tiene que ver con los tres conceptos de la calidad de la información: veracidad, oportunidad, consistencia, si se observa que hay variación continua en los porcentajes de márgenes, si la información está caliente, o sea, se hizo rápido sin ser revisada, cuando las comparaciones y razones financieras son inconsistentes, etcétera.
Recordemos que toda información de las operaciones recae al final en la contabilidad: las ventas, compras, inventarios, cheques, facturas, inversiones, sueldos, impuestos, sobrantes, faltantes, esto lleva a los registros contables, que dan como resultado los estados financieros y son el tamiz del “hilo negro“: control interno.— Mérida, Yucatán.
ferojeda@prodigy.net.mx
Doctor en Investigación científica. Consultor de empresas.