Fernando Ojeda Llanes (*)
El objetivo principal de este escrito es que con los cambios que ha generado en las empresas el nuevo entorno que vivimos de inflación, demanda, oferta, mercados, competencia, etc. señalar la importancia que tiene la contabilidad, los procesos y el control interno para llevar una administración eficiente de las operaciones.
Hay muchas definiciones de control interno, describo una de las publicadas: “El control interno es un conjunto de técnicas, planes, métodos, normas, mecanismos y principios que están diseñados para verificar y evaluar todos los procesos y operaciones que se llevan a cabo en las empresas”.
En ocasiones el control interno lo confunden con los procesos que significa lo siguiente:
“La palabra proceso viene del latín processus, formado por pro (adelante) y cadere (caminar), por lo que refiere a la acción de ir hacia adelante, de avanzar en una trayectoria determinada y, por semejanza, avanzar en el tiempo. Es un término empleado en una enorme variedad de contextos, sobre todo técnicos o industriales, pero siempre conservando ese sentido original”.
Con base en lo anterior, un proceso empresarial es un conjunto de actividades (comercial, industrial, etc.) que ayudan a que una empresa alcance un objetivo específico.
Entonces, para un control interno eficaz hay que diseñarlo por cada proceso e implementarlo, pero lo más importante es evaluarlo en forma continua ya sea por auditoría externa o interna. La interna realiza la auditoría por procesos precisamente verificando la aplicación adecuada de los procedimientos de control interno.
Las técnicas modernas de auditoría interna basada en procesos permiten canalizar la auditoría de operaciones a las actividades donde se detecten altos riesgos, con esto se ahorra tiempo y se pueden cubrir los diferentes departamentos de la empresa.
Ya identificado lo que es control interno y procesos, veamos la definición de contabilidad:
“La contabilidad consiste en la recopilación, el registro y la interpretación continuos y sistemáticos de información determinada. En detalle, la contabilidad es un sistema que permite procesar los datos relativos a todas las transacciones comerciales y las obligaciones expresadas en términos financieros en una empresa”.
Ahora me enfoco a la contabilidad que recibe los datos de los procesos por medio de reportes o recopilaciones de estos en el sistema de informática. La contabilidad tiene varios objetivos, pero en mi opinión dos importantes: 1) emitir los estados financieros y 2) servir como receptor de información de los procesos.
El primer objetivo si no se cumple o se cumple a medias, es significado de incompetencia del contador general, quien es responsable no solo de que se emitan los estados financieros a tiempo y con información cierta, sino que la revise antes de transferirlos a los usuarios, la mayoría de las veces por ganar tiempo se entrega a los interesados sin esta revisión y hay datos que no son correctos que pueden llevar a decisiones equivocadas.
El segundo objetivo es que cuando los estados financieros se emiten en forma oportuna y con datos ciertos, significa que los controles internos funcionan, pero hay que evaluarlos en forma continua.
He sido testigo en empresas que contratan a externos para diseñar sus controles internos, finalizan su labor entregando manuales elegantes y hasta de colores, pero no se implementan o se hace a medias, esto es pérdida de tiempo y de dinero.
En estos momentos el control interno debe implementarse y ser proactivo, cuando se haga su evaluación, si se encuentran deficiencias en los procesos, hacer los cambios de inmediato sin la intervención de comités, solo con políticas bien definidas y sin tanta burocracia, pensar en el presente y futuro de los objetivos de la empresa.
La mayor falla de los procesos en una empresa es por deficiencia en la comunicación de los encargados, quienes, por acelerar operaciones, se brincan los controles internos; una falla en los reportes respectivos o alimentación incorrecta de datos a informática, llevan a deficiencias en la información contable.
Una deficiencia muy grande en que incurren algunas empresas es que llevan su contabilidad solo con objetivo fiscal.
No hay que olvidar que la contabilidad es financiera de donde se toman los datos para las declaraciones e informaciones fiscales.— Mérida, Yucatán.
ferojeda@prodigy.net.mx
Doctor en investigación científica. Consultor de empresas.