Fernando Ojeda Llanes (*)
En este escrito voy a un boleto pendiente cuando hablé del control presupuestal. Sabemos que el presupuesto es una de las herramientas de planeación financiera eficaz para llegar a los objetivos propuestos por los accionistas.
Al darle seguimiento a las partidas presupuestales, en un determinado período, las comparamos con las cifras reales y se determinan variaciones, sean desfavorables o favorables. Cuando la dirección financiera explica las variaciones, por lo general se dan justificaciones y se sigue adelante.
Lo primero que se analiza son las ventas y se presenta todo un escenario de lo que sucedió con las metas establecidas a los vendedores, las unidades vendidas, canales de comercialización, productos y a veces la penetración que se tiene en el mercado de acuerdo con encuestas realizadas por empresas especializadas. Se analiza el margen bruto, muy relacionado con los precios de venta y de compra, así como con los inventarios y la mezcla de productos vendidos.
Cuando toca el turno a los gastos de operación, por lo general se observan los totales presupuestados comparados con la suma de los reales, si la variación es desfavorable se felicita a la administración y si es desfavorable se pide breve explicación que siempre es justificada y adelante.
Si se compara la utilidad neta con la presupuestada y no hay mucha variación o es favorable, todo está bien, adelante.
Lo anterior es un panorama cierto cuando la administración de la empresa compara su presupuesto con lo real, como pueden observar pierden de vista los gastos de operación. Tanta importancia tiene una desviación desfavorable como la favorable. Cuando los resultados de la empresa no son adecuados, lo que se dice: -hay que reducir gastos- y los primeros a disminuir son los sueldos, salarios y prestaciones.
Para tener una clara dimensión de los gastos de operación se deben clasificar en fijos —que no sufran variación por las ventas— y variables —que varían en proporción a las ventas—; cuando se hace la comparación de los variables presupuestados con los reales, debe hacerse en porcentajes o sea el resultado de dividir el gasto variable entre las ventas netas, de esta manera si el porcentaje aumenta y las ventas disminuyeron hay alerta, si las ventas aumentan y el porcentaje se conserva, también debe haber alerta; en los variables poca atención tiene el número absoluto, las alertas son indicativo de que no hubo un control del gasto y hay que hacer un análisis porcentual de todas las partidas.
La comparación de los gastos fijos se hace en cifras; cuando hay variación favorable debe investigarse porque puede tratarse de un programa no realizado: capacitación, viaje de negociación, y otros; los desfavorables pueden deberse a excesos en la erogación respectiva y falta de autorización.
En todo tipo de gasto de operación, el control presupuestal es importante, esto quiere decir que quien controla las partidas del presupuesto debe autorizar el gasto con base a que existe saldo respectivo, si no es así, se debe solicitar autorización especial para afectar otras partidas presupuestadas.
Cuando se trata de gastos de operación fijos, las variaciones se analizan en cifras, si se hace en porcentaje sobre ventas netas, cuando éstas se incrementan en relación a lo presupuestado, el porcentaje determinado real comparado con el del presupuesto debe ser menor, porque un gasto fijo no debe tener variaciones, pero en cifras, sí hay cambios porcentuales cuando las ventas se incrementan o disminuyen, pero esto es de menor importancia.
Cuando se presupuestan gastos fijos por importes relevantes, éstos deben ir acompañados por un programa de actividades y de ministraciones de flujo de efectivo, porque pueden haber sido presupuestados para resolver determinadas deficiencias detectadas, por ejemplo “capacitación”.
En este ejemplo, la administración pudo haber detectado problemas en la producción y se requiere de una buena capacitación técnica; se debe realizar el programa por temas y erogaciones para cumplirse porque si en el momento del análisis presupuestal se observa una variación favorable, no debe considerarse siempre un logro positivo como si fuese un ahorro, sino que hay alta probabilidad de incumplimiento del programa respectivo, por lo que debe verificarse para que la erogación se realice según programas de fechas establecidas, que de no cumplirse, podría verse afectada la producción por problemas técnicos en falta de aprendizaje; en este ejemplo podrá haber ahorro si el respectivo curso se impartió y tuvo un costo menor.
Cierto que, tratándose de variaciones favorables en gastos de operación, la partida total de gastos disminuye y mejora la utilidad de operación, pero por lo general puede tratarse de partidas que no se están administrando correctamente y no financieramente como un ahorro.
Esto nos lleva a que no debemos quedar satisfechos con que haya equilibrio entre los gastos presupuestados y los reales, cuando entre las partidas se tienen variaciones favorables compensando a las desfavorable, éstas deben ser analizadas en forma individual.
El presupuesto, por tanto, no es solamente una herramienta para llegar al objetivo de la utilidad requerida, sino para administrar las diferentes partidas de que se compone y sus programas de actividades respectivas, por lo que se debe poner atención no solo a las ventas y los costos, los gastos de operación deben ser administrados.— Mérida, Yucatán.
ferojeda@prodigy.net.mx
Doctor en investigación científica. Consultor de empresas.