Fernando Ojeda Llanes (*)
Todas las empresas preparan el cierre de su ejercicio fiscal, algunas cierran operaciones una semana antes del 31 de diciembre con el objeto de realizar inventarios físicos y revisar estados financieros para los ajustes y reclasificaciones necesarias.
Un buen control interno implementado en la empresa refleja que las cifras de las operaciones que reportan los estados financieros son correctas, si hay fallas se encontrarán diferencias relevantes entre las cifras contables del inventario y el conteo físico del mismo, habrá saldos rojos en las cuentas, vencimientos de cuentas por cobrar que probablemente no se cobren y muchas deficiencias.
El control interno en la actualidad y siempre, por la dinámica de la empresa, su crecimiento y complejidad de las operaciones, por cambios en los entornos toma mayor relevancia, aún ya implementado debe ser evaluado en forma periódica.
La auditoría externa como parte de sus procedimientos debe hacer una evaluación del control interno a base de cuestionarios, supervisión y pláticas con los jefes de departamento porque a veces una falta de supervisión hace que algunos operadores de la empresa se salten normas y procedimientos.
Hay que tomar en cuenta tres aspectos básicos en relación al control interno, en primer lugar, su implementación, porque se da el caso que inclusive la empresa contrata especialistas externos para elaborarlo pero nunca se implementa o se hace parcialmente, su propia instalación y funcionamiento no se evalúa; segundo ser supervisado por contraloría como parte de sus funciones comunes y corrientes o al observar ciertas deficiencias en la operación y tercero evaluación continua por auditoría interna.
La auditoría interna, aunque se refiere a aspectos de procesos y operaciones., semánticamente su propio nombre lo dice, debe ser de funcionario empleado de la compañía porque ya hay externa que realizan contadores públicos independientes.
La auditoría interna en la actualidad debe tener como prioridad la prevención y solo ser reactiva -actuar como apaga fuegos de los problemas operativos-, para esto es necesario que su enfoque sea la revisión de los procesos para verificar la aplicación de los procedimientos y su respectivo control interno, programada hacia los riesgos del negocio, de esta forma de auditar, se deriva la revisión de las operaciones previo a detectar sus respectivas deficiencias, porque muchas veces los negocios tienen auditores internos para revisar inventarios y asuntos relativos a cuentas de los estados financieros y con esta forma de actuación se necesita un ejército de auditores para cubrir las operaciones de una empresa mediana o grande.
El departamento de contabilidad es el que recepciona información cuantitativa para los asientos contables, formular estados financieros, revisarlos y analizarlos, cuando hay la confianza de que los procedimientos de control interno son supervisados y evaluados en forma programada, poco tiene que revisar los saldos emitidos por las cuentas contables y dedicar más tiempo al análisis de sus reportes financieros y la administración de su departamento.
Por lo general en forma continua, el departamento de contabilidad emite los estados financieros en un tiempo fuera de oportunidad y no cuenta con el suficiente para hacer los análisis a efecto de que se presenten de forma correcta al director general, esto sucede precisamente porque las fallas de control interno son continuas y no se le pone remedio de inmediato.
Es necesario en toda empresa asignar a un líder de control interno, no solo de su supervisión, sino de su evaluación periódica con el objeto de que en forma inmediata se hagan las correcciones necesarias para el funcionamiento adecuado de los procedimientos, esto debido a que cuando se hace una revisión y se reportan deficiencias éstas se quedan en los reportes respectivos sin que se corrijan las deficiencias.— Mérida, Yucatán.
ferojeda@prodigy.net.mx
Doctor en investigación científica. Consultor de empresas.