Fernando Ojeda Llanes (*)
En escritos anteriores he comentado la utilidad de la emisión de los estados financieros en todo tipo de empresa y su interpretación para darle seguimiento a las operaciones y obtener cifras reales para comparar con las presupuestadas.
He mencionado que la emisión de los estados financieros debe ser oportuna, en épocas actuales con el avance de la tecnología de la información hay empresas que pueden emitirlos en tiempo real, es decir al momento o prácticamente diario, para tal caso deben determinar períodos cortos que pueden ser semanal para el seguimiento efectivo de las actividades y no procesarlo tan histórico.
El problema que se presenta para los cierres contables en tiempo real es la serie de ajustes y reclasificaciones que se realizan cada año, por lo que es necesario que cuando se determine el período de cierre, por ejemplo período semanal, se tengan los elementos para el cierre de este período como si fuera el definitivo o anual.
Hay empresas que ya lo realizan, por tanto, hay que seguir su ejemplo para que la información contable sea útil para la administración financiera y operativa.
Para lograr un seguimiento adecuado del presupuesto anual, es necesario que la contabilidad se cierre en forma provisional en períodos cortos, según lo mencionado en el párrafo anterior.
Con respecto al presupuesto, se formula anualmente dividido en los doce meses, de tal manera que el seguimiento por el consejo de administración en un gobierno corporativo es precisamente mensual, y considerar que las decisiones que se tomen se hacen sobre la base de un documento financiero histórico, sobre hechos contables ya realizados.
Cuando se presentan los estados financieros a la administración, los consejeros emiten su opinión según los resultados reales en relación con lo proyectado en los presupuestos, se analizan las partes importantes tales como las ventas, los costos, el margen bruto, la utilidad de operación y la estructura financiera en relación con el riesgo.
Cuando es necesario, se presentan ejecutivos para que informen sobre sus estrategias comerciales, financieras o de operación, según se trate. Cuando los resultados financieros y comerciales van en línea con el presupuesto, la administración revisa otros asuntos de la orden del día que tienen que ver con las estrategias de largo plazo en relación con el crecimiento, la oferta y la demanda de los productos.
Los problemas se presentan cuando la empresa no está cumpliendo con lo establecido en el presupuesto y esto puede ser por no llegar a la meta de ventas, alza en el costo, mayores gastos reales que los presupuestados, de tal manera que la utilidad neta es menor que la proyectada en el período respectivo, la costumbre es que todo se convierte en rutina cuando los consejeros emiten su opinión sobre los resultados, aportan ideas para mejorar las cifras y hasta este momento se llega a una conformidad.
La rutina negativa es que cada mes se presenta utilidad, pero no la presupuestada —y no sucede nada—, precisamente porque hay utilidad. Esta forma de proceder tanto de consejeros como de la administración de la empresa da por resultado que, a fin del ejercicio, sí se obtengan utilidades, pero mucho menores que las presupuestadas, por ejemplo: se cubre el 85% de las ventas, los gastos se excedieron en 5% y la utilidad de operación presupuestada en un 15% finaliza con el 10% y todos contentos —pero menos los accionistas—.
Lo mencionado en el párrafo anterior nos lleva a que la administración de la empresa debe darle seguimiento efectivo a las cifras expresadas en el presupuesto, en cuestión de gastos llevar el control de que no se autorizan gastos si no están presupuestados o si son necesarios, debe buscarse de inmediato el compensarlos disminuyendo con autorización alguna otra partida, si no se hace en el momento o antes de la erogación, ya se está afectando el resultado de operación.
Para todas las demás partidas, utilizar el presupuesto flexible, esto se logra realizando el estado de resultados proforma, que consiste en anotar en la hoja de presupuesto las cifras reales de los meses transcurridos y los meses faltantes del año según presupuesto, de esta forma se observa cuáles son las variaciones que se tendrán a fin de ejercicio si se continúa con la rutina y tendencia establecidas.
Si se observa que las cifras anuales en utilidades se ven disminuidas, en los meses faltantes hacer las modificaciones de cifras de acuerdo con nuevas estrategias realizando un nuevo estado de resultados proforma con cifras originales del presupuesto modificadas, según los nuevos planes a seguir.
El detalle de esta forma de presupuesto flexible es una exitosa tarea, pero es boleto para otra ocasión.— Mérida, Yucatán.
ferojeda@prodigy.net.mx
Doctor en investigación Científica. Consultor de empresas.