Fernando Ojeda Llanes (*)
En una empresa, tenga o no organizado su gobierno corporativo, aun siendo mediana, requiere tener utilidades, ya sea para repartir como dividendos a los accionistas o propietarios o para su crecimiento.
En la actualidad podemos ver al recorrer las urbes que se abren nuevos negocios, pero también otros se cierran; el motivo de los que cierran puede ser variado, pero el más importante es que no tienen clientes, es decir no ganan o producen mercado para el consumo de sus productos, sean éstos: restaurantes, papelerías, jugueterías, servicios.
Pero también vemos en relación con el párrafo anterior que muchas de estas empresas o las que fueron pequeñas ya han obtenido su mercado y tienen crecimiento, pero su administración es deficiente por fallas en su control interno, problemas de servicios, falta de talento en su personal, operado por el propietario y un sinfín de contratiempos; deseo dedicarme en este escrito, como es mi costumbre, en forma coloquial al presupuesto de operaciones.
He platicado en artículos anteriores sobre la necesidad de controlar los ingresos y gastos para determinar las utilidades a generar en el ejercicio a que corresponda.
La manera más efectiva de controlar los gastos es que éstos queden presupuestados por conceptos y no incurrir en éstos hasta verificar que tienen un saldo por aplicar y si éste no se rebasa por su monto respectivo.
La administración debe tomar en cuenta que los accionistas han establecido un mandato que incluye el llegar a un determinado rendimiento de operación, por lo que la responsabilidad es llegar a este objetivo o rebasarlo.
La observación de no poder llegar al objetivo se encuentra en menos ventas y mayores gastos de los presupuestados, de tal manera que el presupuesto es la herramienta valiosa para darle seguimiento a la tendencia que la administración tiene hacia los objetivos de rentabilidad.
Para analizar los elementos que intervienen en el presupuesto debe distinguirse que existe deferencia entre lo que es un gasto incurrido o realizado y el pago respectivo; lo primero afecta el presupuesto y lo segundo el flujo de efectivo.
El gasto incurrido o realizado es aquel en que el bien o servicio ha sido recibido y facturado, aunque no se haya pagado, pero es un pasivo o deuda a registrar contablemente; este es el momento en que previo a esta acción se autoriza —si la partida tiene saldo en su presupuesto—, en otro momento, al pagarse solo afecta el saldo de la cuenta bancaria.
Lo que afecta el presupuesto y en forma directa al rendimiento de operación es el autorizar gastos no presupuestados; sin embargo, éste puede ser absolutamente necesario, por ejemplo: gastos de mantenimiento del almacén que si no se realiza se pueden destruir mercancías y otros conceptos más.
Menciono dos formas diferentes de afrontar esta problemática; la primera es tomar, con autorización de la administración, una parte del presupuesto de otra partida, por ejemplo: tiempo extra u otra cuenta. Una segunda es compensar el importe del gasto incurrido con ventas adicionales a las presupuestadas, para tal caso se determina el monto a vender dividiendo el importe del gasto entre la contribución marginal.
Lo mencionado en el párrafo anterior requiere la intervención de finanzas y ventas, lo que es importante es observar que si no se compensa lo incurrido en partidas de gastos no presupuestados, disminuye la utilidad de operación y en forma automática el rendimiento de los accionistas.
Lo que he mencionado en forma coloquial se puede realizar con menores complicaciones cuando se le da seguimiento efectivo al presupuesto de la empresa.
Es increíble, pero cierto, que existen empresas medianas que o no hacen su presupuesto o lo realizan solamente como un requisito, se convierte en una herramienta estática, inservible, por la falta de implementación y seguimiento; cómo formularlo ya no es una ciencia, existe mucha bibliografía al respecto, lo importante es que sea útil porque es una forma en que las finanzas aportan sus técnicas para obtener ganancias.— Mérida, Yucatán.
ferojeda@prodigy.net.mx
Doctor en investigación científica. Consultor de empresas.