Fernando Ojeda Llanes (*)
Les platico una anécdota personal:
Antes de estudiar la carrera de contador público, muy joven estudié la carrera de contador privado en la entonces prestigiada Academia Comercial Marden.
Mi clase de contabilidad era excelente, como parte de las tareas era hacer los asientos contables de determinadas operaciones que se presentaban, en aquella ocasión todo era manual utilizando tres libros básicos: libro diario, en donde se anotaban los asientos contables consistentes en cuentas, subcuentas y conceptos; el libro mayor, en que se concentraban los asientos contables por tipo de cuenta, y libro de inventarios y balances, que contenía los estados financieros.
Era tan estricta la clase tal y como debería ser estricto en su trabajo el contador privado: tenías que utilizar pluma fuente Parker punto No. 9550 con tinta azul y otra pluma con punto 2556 con tinta roja para subrayar las subcuentas, todo escrito con caligrafía palmer.
En determinado momento y por sorpresa, el maestro revisaba los libros y si encontraba el mínimo error inclusive de ortografía, te destruía todos los libros y los tenías que hacer de nuevo.
En escritos anteriores he mencionado que la información financiera es básica para la toma de decisiones, sea ésta proyectada o histórica y esta función cae en el departamento de contabilidad de toda empresa a cargo de un contador público, antes contadores privados y muy buenos.
El contador jefe de un departamento contable, además de sus conocimientos, debe tener el talento de vislumbrar errores en la información y corregirlos antes de ser presentada al consejo de administración, pero esto no siempre sucede así, porque he presenciado la problemática en varias empresas de que en meses siguientes los estados financieros del periodo presente reporta partidas relevantes de ingresos, costos y gastos que corresponden a periodos y hasta de ejercicios anteriores; esto genera un desgaste en las reuniones de trabajo al perder la confianza en la contabilización.
Es deber del contador gneral revisar en forma continua o diaria las operaciones contabilizadas y que estén correctas, sobre todo si se utilizan las pólizas respectivas en sistemas electrónicos, de tal manera que es el talento el que guía para ver la razonabilidad de las cuentas y subcuentas utilizadas sea a primer o segundo nivel.
Parece cosa de broma, pero hay empresas que no han implementado en sus sistemas contables las subcuentas a ningún nivel, por ejemplo las compras y adeudo a proveedores se llevan en un software fuera de la contabilidad por el departamento de compras y la balanza de comprobación que emite contabilidad no tiene la subcuenta de proveedores.
Por tanto, no se tiene a la vista del contador la relación y saldos que se adeudan a éstos por compras y pagos realizados, la falta de talento que puede afectar al contador, no procede a tomar las relaciones del software de compras y proveedores externas a su departamento para analizar y verificar saldos en forma continua, cuando se hace eventualmente en un determinado periodo se encuentran diferencias relevantes entre el saldo de los estados financieros que emite contabilidad con los del sistema de proveedores llevado en forma externa, localizar las diferencias es una inversión de tiempo inverosímil que debería invertirse en asuntos más productivos.
Con base en lo comentado en el párrafo anterior imagínense que por la falta de subcuentas contables y conciliaciones continuas entre la información contable y los saldos de inventarios y costo de ventas, llevados fuera de contabilidad, encontremos en periodos siguientes altas diferencias, esto llevaría a que se pierda la confianza en los márgenes brutos y resultados reportados en los estados financieros.
La auditoría interna en muchas ocasiones reporta fallas de control interno en varios tipos de operaciones, he visto en varias empresas que no se resuelven y son reiterativas, no duden que muchas de estas pueden provenir de operaciones contables mal ejecutadas.
Hasta Su Santidad el papa Francisco la semana pasada publicó en este diario una intensa hoja editorial hablando de la importancia que tiene el ser humano en comparación con las máquinas tecnológicas, esto coincide con mi escrito de semanas pasadas relacionadas con que no hay que confiar en los softwares por más excelentes que estos sean, es precisamente el talento del ser humano que le permite discernir sobre sus actividades.
Regresando a la contabilidad, los empresarios deben preguntarse: ¿el contador general de mi empresa está cumpliendo con sus funciones?, o quizá pensar: ¿las funciones que se le dieron por escrito son adecuadas? Y lo más importante no solo preguntarse, sino verificar: ¿mi sistema de contabilidad tiene subcuentas?
Lo que he mencionado son eventos reales, se requiere que independientemente que la empresa tenga auditoría externa e interna, debe tener un eficiente departamento de contabilidad formado por contadores públicos talentosos, recuerden mi anécdota del primer párrafo: “No vaya a ser que los miembros del consejo de administración destruyan los estados financieros, a la vista del director general”.— Mérida, Yucatán.
ferojeda@prodigy.net.mx
Doctor en investigación científica. Consultor de empresas