Fernando Ojeda Llanes (*)
En las grandes empresas, se cuenta con sofisticados programas de compra de mercancías que con base en la demanda de las ventas, los inventarios y los ciclos de tiempo, determinan y hasta emiten los pedidos respectivos con la anticipación necesaria considerando los puntos de reorden.
Algunas empresas medianas cuentan con estos programas; sin embargo, por fallas en su control interno, la base de datos no es eficientemente alimentada y acuden al Excel para completar esta aplicación.
He podido vislumbrar que en muchos casos no consideran un inventario de seguridad y cuando hay problemas en el punto de reorden por retrasos de entrega o por faltantes de los proveedores, se encuentran con el problema de no contar con determinados productos para su venta y si se trata de mercancías de alta rotación y mejor margen, disminuye su utilidad bruta.
Estas medianas y pequeñas empresas tienden a ser opacadas por sus competidores por la falta de tecnología, o si no la requieren, es por no considerar en forma adecuada los elementos que se necesitan para mantener en sus inventarios la cantidad necesaria de productos para la venta.
Las compras deben formar parte del sistema de programación de las ventas, esto quiere decir que se presupuestan de acuerdo con los productos a vender, por lo que existe una gran correlación entre la cantidad unitaria a vender con la que hay que comprar, según el tipo de productos y localidad de los proveedores, es necesario mantener mercancías en existencia, porque si por ejemplo el proveedor está enfrente de nuestro negocio, se podría comprar de inmediato para la venta del día y a esto se le denomina justo a tiempo, en inglés just a time.
Debido a la localización lejana del proveedor y su eficiencia o no en su distribución, da lugar a determinar un punto de reorden que consiste en estimar los días que un determinado producto estaría en el almacén desde el momento de formular el pedido, este dato nos proporciona la información de los días de inventario meta del respectivo producto al que hay que sumarle otra cantidad que se denomina inventario de seguridad, por si hay fallos en la realidad del cálculo de puntos de reorden y la recepción física.
Un ejemplo dramático de inventarios de seguridad nos lo da la experiencia en la compra de mercancías de importación. Por ejemplo: traer de China en que se determinan 45 días de inventario por el punto de reorden, pero por el problema de falta de contenedores o de cruces de la embarcación por algunos lugares nos llegan en 60 días, esto nos dice que deberíamos considerar esta diferencia en días, como un inventario de seguridad, está a la vista que para calcular éste se debe contar con información estadística y saber el costo de capital de mantener mayor existencia en inventarios.
Lo anterior nos lleva a que todo producto en almacén tiene un costo de capital adicional al de la inversión de las mercancías en existencia, tales como mayor lugar de almacenamiento, personal y otros.
En toda empresa se tiene especial cuidado en dar seguimiento al margen bruto de las mercancías vendidas, si disminuye el margen en forma porcentual, éste debe ser compensado con mayor volumen de ventas, y la utilidad bruta en números absolutos ser igual a la presupuestada.
En finanzas son importantes los porcentajes para analizar los estados financieros, pero no hay que olvidar que es la utilidad de operación en números absolutos —pesos y centavos— es la definitiva, debido a que precisamente pueden existir mayores ventas que las presupuestadas con menor margen o a la inversa, menores ventas con el porcentaje presupuestado por haber vendido mayores partidas de mercancías con mejor margen de utilidad, esto es una mezcla de productos eficiente, qué maravilla es entonces cuando se obtienen mayores ventas de las presupuestadas en pesos pero de la cantidad de productos con mayor margen.
Todo lo anterior parece complicado, pero en forma coloquial significa que debemos mantener mercancías en inventarios para no perder ventas y éstas deben ser las que nos brindan mayor utilidad entre precio de venta y costo, pero es necesario precisar si hay excesos o faltantes de mercancías en inventarios, todo esto redunda en saber comprar y conocer lo que se debe mantener en días de inventarios para no perder ventas y dinero.— Mérida, Yucatán.
Correo: ojedallanes@gmail.com
Doctor en investigación científica. Consultor de empresas