El tiempo dura lo suficiente para quien lo utiliza. Leonardo Da Vinci
A propósito de los encuentros, reuniones, talleres y simposios a los que he asistido últimamente, y como resultado de mis propias reflexiones, el presente texto pretende analizar la eficacia respecto de ellos, en especial en aquellos en las que he podido reunir a un grupo de expertos, investigadores o profesionales de un determinado tema de mi interés (educación y arte) para hablar, presentar, debatir e intercambiar conocimientos y opiniones relacionados con los tópicos mencionados.
Éstos duraron varios días, que pudieron incluir un gran número de ponencias, conferencias, talleres y debates, que permitieran lograr el éxito esperado y profundizar en los temas para lograr un intercambio de ideas fructífero, acorde a los objetivos planteados.
Sea cual fuere la herramienta de comunicación que se decidió para dichas reuniones, hay que considerar que, en el mundo académico, un evento donde se reúnen expertos, se debe aprovechar para que presenten ideas e innovaciones en un formato de discusión frente a una audiencia que espera contenidos profundos y una dinámica que permita que los asistentes puedan interactuar activamente y discutir sobre los temas tratados.
Por lo cual, un programa bien planeado, más que un “ejercicio de sociabilización” o de interacción social, debe considerar abarcar diversos temas, con el fin de que cualquier persona interesada o participante obtenga un conocimiento novedoso y adecuado a su nivel de comprensión y de discusión.
Por ello, planificar la temática y los objetivos es importante para asegurar que sean informativos y académicos, mediante presentaciones breves y sintéticas, enfocadas al nivel educativo acorde al que se pretende llegar. Una vez que se definan éstos, es de vital importancia llevar al cabo una planificación detallada de un cronograma con los aspectos organizativos del diseño de la agenda, tener ponentes interesantes, así como el lugar, el horario, los recursos tecnológicos necesarios y la logística (transporte, alimentación y hospedaje de los invitados, impresión de materiales y la elaboración de catering).
Además, se debe promocionar el evento para asegurar la asistencia de las personas, y “trabajar la red de contactos” (networking) para atraer a la audiencia, por lo que es fundamental contar con promoción adecuada en todos los medios: escritos, digitales y radiales, que convoquen a un público y garanticen la participación de una audiencia integrada por estudiantes, profesionales, investigadores o personas interesadas en el tema.Estos eventos, y más cuando se trata de reunir a personas no solo de un mismo país, sino de distintas naciones y otros continentes, pueden resultar costos, debido a que involucra gastos significativos en distintos rubros, lo cual puede ser una desventaja, especialmente si se cuenta con poco presupuesto asignado.
Por lo tanto, el éxito y el nivel de satisfacción no están en el viaje (conocimiento de otras latitudes o geografías por goce o de participación por currículum), sino en el cumplimiento de metas claras.Asimismo, es importante hacer una evaluación post-evento, la cual no sea complaciente, sino basada en la realidad, mediante herramientas analíticas que permitan identificar áreas de mejora para los futuros programas a realizar, así como no realizar apologías anticipadas (discursos que se realizan en defensa, elogio o alabanza de algo o de alguien) menos de los exponentes o colaboradores y que contaminen el criterio de eficacia o de calificación del encuentro. El éxito de este tipo de eventos dependerá de la planificación y organización previa, por lo cual es imprescindible elegir temas acordes y contar con la participación de expertos con práctica en la exposición de los temas. La difusión y promoción también es clave para atraer a una audiencia interesada que dé constancia de lo ocurrido. Por último, contar con un equipo de apoyo y someter a consideración de los copartícipes, y estar preparados para cualquier imprevisto, garantizará el éxito así como, satisfacer plenamente las expectativas de los asistentes.
Curador