Información administrativa en las empresas
Fernando Ojeda Llanes (*)
En escritos anteriores planteé la necesidad que tienen las empresas de obtener en forma sistemática y oportuna la información financiera tomada de su contabilidad, a efecto de tomar las decisiones necesarias para un buen desempeño y generar las utilidades y rendimientos que requiere el capital invertido.
Independientemente de los estados financieros básicos, es importante que la dirección o gerencia de la empresa reciba ciertos informes administrativos de las operaciones del negocio en forma diaria o semanal; existe una variedad de reportes que son necesarios para tener elementos para evaluar la buena marcha del negocio. A continuación, mencionaré algunos de éstos en una forma enunciativa.
De acuerdo con el tamaño de la empresa o de su avance tecnológico en sistemas de información, estos reportes pueden ser escritos o virtuales situados en las pantallas de las computadoras utilizando los diseños que permitan los programas (“softwares”) respectivos.
Informe sobre ventas. En este reporte se deberán expresar las diferentes metas a alcanzar sobre las ventas de los productos y si se cubren las cuotas necesarias de acuerdo con el programa y presupuesto de ventas; en este mismo reporte se deben incluir llamadas de alerta en caso de que determinados productos no se estén vendiendo de acuerdo con lo esperado; esto puede ser por varios motivos: por falta de cumplimiento en la entrega oportuna de los productos, por aspecto de precios o porque el cliente le está comprando a la competencia. Los vendedores que andan en el campo de batalla de forma continua deben ser los más conocedores de cómo actúa su competencia, de tal manera que son los indicados para retroalimentar a su propio departamento y al de mercadotecnia para tomar las medidas necesarias para afrontar a los competidores. Es importante mencionar los márgenes brutos obtenidos en las ventas.
Reportes de cuentas por cobrar. En este tipo de reportes se deben expresar las cobranzas realizadas y las pendientes de cobro, así como los clientes que están morosos en sus pagos, de tal manera que se le dé seguimiento a los saldos de cartera. En estas épocas en que las altas tasas de interés están haciendo que disminuya la liquidez, es importante saber en forma continua la situación de la cobranza por lo que, independientemente de los reportes, debe haber una administración o proceso administrativo continuo, consistente en planeación, dirección, ejecución y control de las cuentas por cobrar por el crédito otorgado a los clientes.
Es importante tomar en cuenta que si se ha otorgado un determinado plazo de crédito, se le dé seguimiento a este plazo establecido, porque de rebasar los tiempos la cuenta puede convertirse en incobrable.
Informe de flujo de efectivo. Además del estado de flujo de efectivo proyectado mensual o bimestral, se debe hacer un presupuesto de efectivo diario o semanal anotando lo que se pretende recibir de dinero durante el día y las erogaciones respectivas, a efecto de conocer con toda anticipación las operaciones continuas de la empresa y no esperar a fin de mes o bimestre para darse cuenta que determinadas variables no se cumplieron para que en vez de investigarlas en esos momentos se conozca la problemática por anticipado y se tomen las decisiones adecuadas.
Informes de cuentas por pagar. Tan importante es la administración de los activos como la de los pasivos, por lo tanto, se debe contar con un reporte que informe sobre las diferentes cuentas pendientes de pago y sus vencimientos para hacer la programación necesaria para su pago oportuno. El pago programado de las cuentas por pagar permite formular el estado de flujo de efectivo presupuestado con mayor facilidad. Darle seguimiento oportuno a las cuentas por pagar también permitirá mantener el buen crédito recibido de los acreedores que nos permitirán obtener buenas negociaciones en las compras o en la adquisición de otro tipo de créditos.
No se deben perder de vista los reportes relacionados con los recursos humanos en lo que corresponde a la administración del personal respecto a la asistencia de los empleados, indicadores de productividad, cursos de capacitación y todo lo necesario para mantener una planta de trabajadores efectiva y eficiente.
Control presupuestal. Mantener un sistema de reportes de las diferentes partidas presupuestadas de salidas de recursos para su autorización antes de efectuar la erogación respectiva a efecto de conocer los saldos presupuestados y que no se rebasen sus cifras.
En una empresa industrial son importantes los reportes de producción y de los costos respectivos y márgenes que deben generar los productos. En las empresas, además de los reportes, es necesario establecer una serie de indicadores para darle seguimiento a todas las operaciones, pero ese es otro boleto a comentar posteriormente.— Mérida, Yucatán.
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Contador público certificado. Maestro en Finanzas. Consultor de Empresas