Los inventarios en las empresas
Fernando Ojeda Llanes (*)
Tanto una empresa comercial que compra productos para su venta como una industrial que adquiere materia prima para adicionarle un costo de transformación y se convierta en un nuevo producto tienen la problemática de la administración y control de sus inventarios.
Cuando se trata de una empresa comercial, su inventario comprende todas aquellas mercancías que se adquieren a precio de compra para su venta. No hay que confundir las existencias de mercancías para su venta con las correspondientes a un almacén de suministros, éstos sirven para atender los servicios internos para su consumo dentro de la empresa, tales como refacciones, combustibles, empaques, papelería, etcétera. Tratándose de empaques, aun cuando van a servir para colocar los productos a vender, deben controlarse por separado.
La empresa industrial, para un control efectivo de sus inventarios, los debe separar en tres: Inventario de materia prima, que contiene aquellos productos o insumos que van a procesarse; inventario de productos en proceso, que son los que en un sistema de fabricación continua aún no se terminan, y el inventario de productos terminados, que son los productos nuevos propios de la actividad industrial.
Hay casos en que la empresa industrial lleva un solo inventario concentrando los tres anteriormente mencionados; esta forma de control trae varios inconvenientes, sobre todo el de no poder determinar los días de inventario en forma separada para cada uno de éstos, lo que dificulta su control y administración y tener a la vista información para determinar con toda facilidad su ciclo operativo.
Mucho se ha superado en la problemática de control de inventarios con los avanzados sistemas de información; sin embargo, muchas empresas continúan teniendo serios problemas en el control de sus existencias, sobre todo cuando tienen que decidir cuál método de valuación utilizarán para sus salidas, estos podrían ser promedios, últimas entradas primeras salidas (UEPS), primeras entradas primeras salidas (PEPS) o costos específicos. Se observa que siempre se encontrarán diferencias entre lo contabilizado en los sistemas y lo registrado contablemente en caso de que sean sistemas de información no unificados.
Cuando se realizan los inventarios físicos haciendo el conteo de las mercancías en existencia, en el momento de hacer la determinada valuación por lo general se toman en cuenta precios muy diferentes a los que se utilizaron en su sistema de valuación de salidas, por lo tanto, siempre habrá diferencias en valores entre los inventarios físicos y los contables, debido básicamente a que en la contabilidad se manejan diferentes precios y precisamente es un determinado precio al comprar, otro precio al darle salida y otro precio al valuar el inventario final.
En las épocas inflacionarias como las que ya empezamos a tener, el problema del alza de precios en los inventarios afectan su valor y, por lo tanto, incrementan las diferencias entre contabilidad y los inventarios físicos, entonces a la problemática citada en el párrafo anterior se le ha de adicionar el elemento inflacionario.
La contabilidad utiliza una fórmula matemática para determinar el costo de ventas y que es la siguiente: Inventario inicial, más compras, menos inventario final, igual a costo de ventas. Cuando se trata de hacer la comprobación del costo de ventas llevado al estado de resultados por las diferentes salidas de productos vendidos aplicando la fórmula anterior, siempre se tendrán resultados diferentes y es precisamente porque la fórmula utiliza tres precios diferentes y son: el inventario inicial valuado a determinados precios, las compras con precios del momento de su realización y el inventario final a precios también diferentes a los anteriores. Nos encontramos por lo tanto en un problema de matemáticas de primaria, estamos haciendo operaciones con uvas, peras y manzanas.
Este tipo de problemas matemáticos sencillos los siguen teniendo los contadores al hacer sus pruebas de costo de ventas.
Ya tiene mucho tiempo este problema y muy poco ha hecho la profesión contable para solucionarlo, por lo tanto aquí tiene mis estimados colegas un boleto a resolver.
Díganme por favor que no tienen estos problemas en sus empresas. Bueno, no solo me digan, sé que lo tienen, lo que hay que hacer es resolverlos.— Mérida, Yucatán.
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Contador Público Certificado. Maestro en Finanzas. Consultor de Empresas