Elemento clave para la toma de buenas decisiones
Fernando Ojeda Llanes (*)
Cuando las empresas pueden con facilidad obtener de su sistema de contabilidad los estados financieros que proporcionen cifras reales y oportunas tienen un enorme campo para conocer con toda claridad el resultado de las decisiones que tomaron durante el respectivo periodo de operación.
Lo anterior es labor de un departamento de contabilidad o de un contador público y asistente, dependiendo del tamaño de la empresa.
El lograr obtener con facilidad los estados financieros depende de un eficiente sistema contable y control interno, la falta de este último no otorgará la confianza en las cifras que se emitan.
Con respecto a la oportunidad, he platicado en escritos anteriores que siendo estos informes financieros de tipo histórico porque representan lo sucedido que no se puede modificar, si éstos aun con esta característica tardan mucho tiempo en obtenerse para su estudio, puede ser demasiado tarde para evitar que se repitan decisiones equivocadas que desafortunadamente se tomaron en el período anterior.
Los recursos financieros, mejor dicho, el dinero, se encuentra invertido en la empresa procedente de fuentes básicas: el pasivo por deudas contraídas, el capital contable por aportaciones de los accionistas o utilidades retenidas y de la venta de activos que por algún motivo no sean productivos.
Sabemos que las empresas tienen recursos humanos, materiales y financieros y es este último el que en forma inmediata se puede convertir en cualquier otro bien, por este motivo se debe conocer en donde se encuentra invertido y si es la cantidad adecuada o hay inversión en exceso, para tal caso hay que identificar las deficiencias financieras.
La deficiencia financiera está representada por un faltante o exceso de inversión en las cuentas del balance general y estado de resultados, por ejemplo, un faltante se observa fácilmente en la cuenta de inventarios cuando no hay las mercancías necesarias para cubrir la demanda de los compradores y un exceso cuando la demanda se cubre con facilidad y quedan en existencia muchos productos, tanto de los de venta inmediata como los que no lo son.
La metodología para identificar las deficiencias financieras procede de utilizar dos elementos, el primero: las razones financieras, que consisten en la comparación de dos cuentas que tengan relación entre sí y el segundo: un indicador o razón financiera estándar, pero su determinación —es otro boleto a comentar posteriormente—; la diferencia que se obtenga de la comparación entre una y otra nos indicará, si es de más —un exceso— o de menos —un faltante—.
Un ejemplo de lo anterior se puede hacer con las cuentas por cobrar a clientes; si se ha decidido otorgar crédito en las ventas, se determina un indicador base con proyecciones y cálculos financieros de cuantos días de inversión se pueden otorgar de acuerdo a los recursos totales a invertir en el capital de trabajo o activo de corto plazo, supongamos que se establecen 30 días de crédito.
Si al término del período respectivo, la razón financiera promedio de cuentas por cobrar da como resultado 45 días, la diferencia siendo mayor que el indicador base nos demuestra una sobreinversión de 15 días, equivalente en dinero a la mitad del monto del saldo de cuentas por cobrar.
Por el contrario, si la razón financiera es de 20 días, entonces al compararlo con el 30 del indicador base —siendo menor— se observa un faltante de inversión.
Tanto los excesos de inversión como los faltantes en cualquiera de las cuentas son importantes y en este ejemplo de crédito a clientes deben investigarse las causas. Tratándose del exceso hay un dinero desperdiciado, porque tiene un costo de capital y este dinero sobrante podría invertirse en otro tipo de bienes o servicios que otorguen beneficios y no costos o pérdidas, las causas pueden ser varias: otorgar crédito a quien no es solvente, no dar seguimiento a la cobranza, no haber ejercido los procedimientos de cobro, etcétera.
Cuando se trate de faltante de inversión en cuentas por cobrar a clientes, no hay un costo de capital en exceso, pero puede ser que el departamento de ventas teniendo este plazo de crédito, no lo haya promovido con sus clientes, por tanto, la causa podría ser que no se obtuvieron las ventas requeridas en un determinado nicho de mercado.
El ejemplo anterior lo hice sobre una sola cuenta de activo de corto plazo, en las empresas que han decidido otorgar crédito tiene mucho movimiento, pero existen otras de activo como cuentas bancarias, inventarios de materia prima, producción en proceso, productos terminados, mercancías, deudores diversos, inmuebles, planta y equipo y más. También de pasivo como adeudo a proveedores, acreedores, etcétera, a cada una de éstas se le deben poner indicadores base para determinar en forma continua sobre inversiones o faltantes.— Mérida, Yucatán.
ferojeda@prodigy.net.mx
Doctor en investigación científica. Consultor de empresas.