Fernando Ojeda Llanes (*)
En las empresas es importante conocer con claridad el concepto de almacén y el de inventario, porque las denominaciones son relativas. Cuando se trata de algún lugar físico para guardar cosas puede llamarse almacén o bodega, algunas personas mencionan que bodega es un espacio físico para guardar cosas y que no tienen movimientos continuos de entradas y salidas, en tanto que almacén es para guardar y controlar productos o cosas con un procedimiento de entradas, salidas y existencias.
Por lo general en las empresas, el almacén es donde se resguardan las materias primas, productos terminados, mercancías o productos. Y bodega es un espacio donde se guardan o conservan cosas que no tienen movimientos continuos tales como muebles, archivos, maquinaria descompuesta u obsoleta.
En conclusión, el almacén es el espacio físico donde se resguardan productos que tienen movimiento de entradas, salidas y se controlan sus existencias.
Con base en lo anterior en los registros contables hay una diferencia relevante en el catálogo de cuentas entre lo que es una cuenta de almacén y de inventario.
La cuenta de inventario se refiere a materia prima, producción en proceso y productos terminados en una empresa industrial y mercancías en una comercial, sujetos a controlarse las entradas, salidas, saldos iniciales o finales. Se resguardan en el espacio físico denominado almacén.
La entrada de inventarios a un espacio físico almacén proviene de las compras o de la producción en la empresa industrial y las salidas son por ventas y contablemente se registran a precio de adquisición a la cuenta de costo de ventas y si se trata de materia prima se carga a producción en proceso tratándose de la fábrica.
En el catálogo de cuentas existe la denominada” Almacén” en donde contablemente se registran aquellos productos que no se relacionan con las ventas o producción, sino los que son para consumo de la propia empresa como refacciones, empaques, papelería y otros, su salida se carga contablemente a gastos generales o de operación, pero nunca a costo de ventas, salvo que se trate de empaques de los productos que se venden y según políticas contables se registren al costo de ventas o de producción.
Con base en lo comentado anteriormente, en los estados financieros, en el balance general se mostrarán dos cuentas: inventarios y la otra almacén. Sabiendo que inventarios es la cuenta que tiene relación directa con el costo de ventas o con la producción en la empresa industrial.
En la práctica profesional he observado que a la cuenta de almacén no se le presta la atención necesaria, precisamente porque son productos que no son los que se venden, sin embargo, presentan saldos con importes relevantes que hay que darle seguimiento, sobre todo cuando se trate de refacciones para maquinaria y equipo o empaques para los productos.
Se da el caso que cuando eventualmente se hace un inventario físico de los productos registrados en almacén, existen diferencias relevantes desfavorables entre lo registrado en la contabilidad y lo físicamente valuado, esto ocasiona distorsiones en el periodo contable que, al registrarse en ese momento, afectan los resultados financieros de la empresa de períodos anteriores.
En esta difícil época en donde la rotación de personal operativo ronda cerca o más del cincuenta por ciento, es importante tener implementado un eficiente control interno tanto para la cuenta de inventarios como la de almacén.
Al mismo tiempo debe obtenerse el costo de mantener mercancías en existencia que además de la inversión se incluye el costo de almacenar, supervisar, ordenar, despachar, distribuir y el espacio físico utilizado para almacenar, este tipo de costo es oculto porque no se reporta en algún documento específico.
También es necesario hacer un procedimiento de control interno o formular políticas de las cosas que se tengan resguardadas en bodegas, esto porque también tiene costos ocultos, probables equipos o muebles aún registrados en contabilidad que hay que dar de baja o destruir.
Otro concepto importante que se utiliza en las empresas es el denominado CEDI, en donde se controlan mercancías para su distribución y venta, pero este es otro boleto a comentar posteriormente.— Mérida, Yucatán.
ferojeda@prodigy.net.mx
Doctor en investigación científica. Consultor de empresas.