Fernando Ojeda Llanes (*)
Me quedaba pendiente este boleto para platicar de la utilidad de la tecnología en los negocios y, para los que no estamos enterados de sus acepciones técnicas, nos ubiquemos. La definición de tecnología nos dice:
1) Conjunto de los conocimientos propios de una técnica. 2) Conjunto de instrumentos, recursos técnicos o procedimientos empleados en un determinado campo o sector.
De acuerdo con lo anterior, como podrán observar, la palabra tecnología no precisamente se refiere al uso de instrumentos electrónicos, sino también a la aplicación de un conjunto de conocimientos técnicos, de tal forma que en las finanzas, ventas, recursos humanos y otros departamentos de las empresas hay tecnología, aunque ésta no conste de instrumentos electrónicos.
También es tecnología la forma de elaboración de los presupuestos de ingresos y gastos, así como los formatos de entradas y salidas de almacén, los procedimientos y estrategias que se utilizan para las importaciones y exportaciones.
El término tecnología de la información (TI) fue creado con el propósito de hacer una distinción entre las máquinas de alcance limitado y otras con propósitos más generales.
Se basa en el estudio y desarrollo de sistemas de información como aplicaciones software y hardware de computadoras, es un departamento de computación con programas o softwares más sofisticados como Intelisis, Holded, SAP y otros.
En los departamentos de información (TI) mencionados en el párrafo anterior, existe el denominado ERP, que son las siglas en inglés de “planificación de recursos empresariales”, pero la manera más simple de definirlo es el software que contiene todos los procesos del negocio necesarios para operar una empresa: Tesorería, comercial, finanzas, contabilidad y otros; el implementarlo puede traer varias consecuencias, en primer lugar se cambia la manera en la que las empresas abordan sus procesos de negocios, su forma de trabajar y, por tanto, los perfiles de los puestos de trabajo afectados por el aprovechamiento de nueva tecnología.
Riesgos
Hay riesgos inherentes en la implementación de un sistema ERP, podemos considerar como uno de los más socorridos aquellos que se generan debido a la discontinuidad que pueda tener la funcionalidad de un determinado producto con respecto a los requerimientos empresariales, como por ejemplo idioma, requisitos legales, entre otros.
Además, dentro de esta categoría se incluyen todos aquellos riesgos en la implementación de un sistema ERP generados por la necesidad de desarrollos adicionales o por posibles afectaciones por alto volumen de transacciones.
El factor tiempo es un importante elemento a tomar en cuenta cuando se decide implementar un sistema ERP, se debe estar consciente de que los procedimientos y necesidades de las empresas no siempre son las mismas, estas diferencias influyen en el tiempo de implementación, este proceso normalmente, según los proveedores, puede tardar entre 3 y 6 meses, pero la realidad es otra, he sido testigo en varias empresas que el período siempre es mayor de un año. No parece tanto tiempo, pero si durante el proceso se encuentran inconvenientes, la fecha de finalización puede extenderse.
Nuevamente, el tamaño, procedimientos y necesidades de las empresas también pueden afectar el tiempo de instalación.
Tomando en cuenta estos factores, el consejo es que se trabaje con expertos en la implementación para establecer un plazo más preciso. Además, dichos profesionales ayudarán a tener un proyecto exitoso y a superar retos.
Hay sistemas ERP muy complejos, pero con la finalidad de ser valiosos para resolver las diferentes operaciones del negocio, sin embargo, su implementación y desarrollos es interminable y precisamente debido al avance tecnológico en que el factor innovación afecta los tiempos, conozco empresas que llevan años y años trabajando en su ERP.
La dinámica y crecimiento de las empresas de hoy, en forma indudable requieren de sistemas ERP para el control de sus operaciones y facilitar la información, nos encontramos con negocios con problemas serios en su logística de distribución, comercialización y control presupuestal, así como en el desarrollo de sus recursos humanos y más, éstos no pueden continuar administrando su negocio con tecnología manual o utilizando la computadora con aplicaciones Excel, cierto que el costo de estos sistemas electrónicos es alto, pero es indudable que la recuperación de la inversión se da en productividad aunque sea a largo plazo.— Mérida, Yucatán.
Correo: ferojeda@prodigy.net.mx
*) Doctor en investigación científica. Consultor de empresas