Fernando Ojeda Llanes (*)
En toda empresa se escucha hablar de las siglas TI y en todo momento se contrata personal para este citado departamento.
La tecnología de la información (TI) es el proceso de creación, para almacenamiento, transmisión y percepción de la información y los métodos de aplicación de dichos procesos. Para organizar y operar este departamento se requiere de personal calificado y de mucho talento para su desarrollo.
Es un departamento que labora intensas horas para cumplir con sus objetivos, sin embargo, aun cuando se realiza la planeación de sus actividades señalando fechas de terminación de sus objetivos, estos tiempos nunca se cumplen, debido a muchos factores quizá fuera del control de la dirección general, probablemente porque ésta no domina este tipo de tecnología y los encargados del departamento siempre ofrecen pretextos por no cumplir las fechas.
Esto que denomino pretextos siempre se referirán a aspectos técnicos o falta de capacidad de los equipos o por el desarrollo o cambio de nuevos programas.
El asunto que he observado es que la labor de TI es interminable; no he presenciado en alguna empresa que se mencione que todo está funcionando de maravilla, cuando de casualidad lo escucho, en corto tiempo se presentan nuevos problemas de los controlados o los que no.
Siempre se escucha de potentes programas y pagos mensuales o anuales de autorización para uso de los programas. Pero aun con los enormes desembolsos de estas cuotas, los problemas continúan.
Lo más relevante de los problemas en TI es cuando el programa no cumple con las normas de control interno debido a que determinados procesos no se alimentaron completos o correctos al sistema.
Debemos tomar en cuenta que los equipos de TI son máquinas —luego no piensan—, por tanto está en manos de seres humanos que aun talentosos operan o hacen los desarrollos.
Debido a lo mencionado en el párrafo anterior, la dirección de la empresa debe prestarle tanta atención como a su departamento comercial o de finanzas, se puede confiar en los talentosos operadores del sistema, pero no de las máquinas y del software porque éstos harán su trabajo puramente automático basándose en los datos que se le alimentan.
Así como hay un departamento de auditoría interna que revisa procesos y externa para los estados financieros, debe realizarse en forma periódica una auditoría de los sistemas de información.
He visto en muchas ocasiones, que auditoría interna al revisar procesos de compra, venta, producción y otros, encuentra fallas de control interno y cuando se investigan, varios de éstos se deben a la falta de subir determinados datos o poner candados al sistema de información.
Los informes de auditoría de fallas en control interno siempre serán reiterativos si no se hace una revisión de lo que contienen las máquinas electrónicas o buen manejo del software de TI.
Qué significa software: son los programas informáticos que hacen posible la ejecución de tareas específicas dentro de un computador. Por ejemplo, los sistemas operativos, aplicaciones, navegadores, etc.
Es indudable que el director o gerente del departamento de TI es incansable y muy resistente, porque no goza de ningún tiempo libre, ni en sus horas de labores en la empresa, ni cuando se encuentra en su hogar fuera de trabajo, siempre está atendiendo las solicitudes de su director general y en ocasiones —que son muchas— regresando al trabajo a solucionarlas, ¿entonces cuál es el problema?
La respuesta parece incongruente, pero es la máquina, el software o le solicitan nuevos desarrollos en un tiempo perentorio.
También puede ser resultado de falta de personal con el talento necesario. En la actualidad hay mucha rotación y sobre todo lo que se denomina piratería, debido a muchos factores: por el sueldo, prestaciones o ambiente de trabajo incómodo.
Por todos los motivos expresados anteriormente, no podemos dudar que es importante tener controladas las operaciones de la empresa con sistemas electrónicos, pero debe seleccionarse a los proveedores cumplidos, estudiar bien los software y sobre todo su capacidad para cubrir con las necesidades de la empresa, porque cuando se hacen remedios, parecen parches en todo el sistema y muchos de éstos quedan desligados y fuera de control, cuando se alimenten los datos para su operación e implementación, es necesario tener disponibles los manuales de control interno, independiente a la labor de diseño que ejecuten los que implementan el sistema.— Mérida, Yucatán.
ferojeda@prodigy.net.mx
Doctor en investigación científica. Consultor de empresas