Desde la creación de la Megateca, en 1994, para la conservación del legado de la memoria histórica de Grupo Megamedia, la empresa editora de Diario de Yucatán recurrió a expertos, invirtió cuantiosos recursos y trajo tecnología avanzada para la digitalización del patrimonio documental.
Toda esta inversión y delicado proceso tiene como finalidad garantizar la conservación y preservación de la información escrita, gráfica y multimedia, independientemente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado.
El patrimonio mantendrá su integridad, autenticidad, inalterabilidad, originalidad y accesibilidad de toda la documentación desde el momento de la producción hasta su disposición final.
Protección de los documentos históricos de la Megateca
La vulnerabilidad o daños que puedan sufrir los documentos de archivo antiguos hizo que la dirección general de Grupo Megamedia adoptara una gran cantidad de medidas para preservar este valioso legado.
Sin embargo, la solución más eficaz siempre será ejecutar medidas para prevenir esos riesgos y la limitante para la conservación de las colecciones documentales en los depósitos de archivo es el gasto y consumo energético que conlleva, ya que el principio fundamental de la preservación es el control ambiental recomendado por expertos.
Para contar con las recomendaciones de las condiciones ambientales ideales, con los estándares técnicos de acuerdo a Normas Internacionales de Archivos, Grupo Megamedia contrató a una empresa especializada en bienes muebles y conservación para que realice un levantamiento arquitectónico en todos los espacios donde están almacenados los acervos.
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Posteriormente, se realizó una evaluación general de la colección con una muestra del 5% del archivo por depósito para observar a simple vista y documentar el estado de conservación actual.
Gran esfuerzo para lograr la conservación del delicado material
Todo ese proceso anterior fue con el objetivo de saber qué medidas se deben aplicar para mejorar las condiciones de los espacios en beneficio de la colección y el consumo energético. De este modo, no solo se logró preservar las colecciones de archivo sino también asegurar su conservación óptima con una visión sostenible.
“Es un gran esfuerzo que se realiza para lograr los objetivos del plan a nivel de gestión y operación de las actividades, con la puesta en valor de las colecciones”, puntualizó la coordinadora de Megateca, Alicia Pérez Loría.
“Se involucró a personas con diferentes niveles académicos, técnicos y profesionales para conseguir el cumplimiento de los objetivos del plan de conservación”.
De este estudio profundo y detallado surgió una estrategia de gestión de recursos y acciones basados en la reutilización, ahorro energético, auto sostenibilidad, intercambios institucionales, etcétera.
Labores de conservación preventiva en la Megateca
Dentro de las actividades de conservación preventiva de archivo está la desinfección, que es la tarea con mayor prioridad, sin embargo, existen otras acciones puntuales que evitan, controlan y previenen el deterioro del patrimonio.
Pero todas estas acciones la realiza personal capacitado previamente en conservación preventiva, ya que las acciones no implican uso de medios húmedos, químicos o de otra naturaleza más especializada que tenga que realizarlas un restaurador profesional. De igual importancia es el monitoreo y las condiciones ambientales, son dos factores que influyen en la prevención y control del deterioro de las colecciones.
Algunas estrategias de los programas de prevención que aplica la Megateca son:
- Aplicar estrategias de ahorro energético en la operación del sistema de aire acondicionado.
- Cerramientos de puentes térmicos entre ventanas y puertas para evitar escapes y optimizar el sistema de aire acondicionado.
- Limpieza periódica de los ductos de ventilación para evitar propagación de contaminantes atmosféricos, así como también evitar el crecimiento de microorganismos.
- Ahorro energético en el sistema de iluminación con lámparas led.
- Evitar saturar los espacios de depósito con iluminación, la distribución de luz debe ir en los pasillos de recorridos entre estanterías. (no instalar iluminación directamente sobre las estanterías o que la luz incida directamente sobre el objeto).
- Fumigación para prevenir posibles infestaciones de insectos xilófagos.
- Limpieza superficial del archivo bibliográfico y hemerográfico.
- Limpieza del área de almacenamiento y mobiliario que debe estar a cargo de personal con capacitación previa sobre la manipulación de libros.
- Políticas internas de conservación para cada una de las actividades que se desarrollan en el área de archivo y que implique manipulación del objeto.
- Desinfección de las colecciones del archivo bibliográfico y hemerográfico.
- Refuerzos a las encuadernaciones de libros.
- Monitoreo de las colecciones para garantizar que las acciones preventivas estén siendo efectivas.
Factor importante en el plan preventivo para la Megateca
Otra de las actividades importantes del plan preventivo fue realizar un diagnóstico de la colección particular del fundador, don Carlos R. Menéndez González. Los datos obtenidos se utilizaron para definir la propuesta de intervención de la colección con el objetivo de identificar el estado de conservación a nivel general de este patrimonio para recuperar la estabilidad, unidad formal y estética de los libros que requieran ser intervenidos por su estado de conservación regular.
Son numerosas las características técnicas de cada unidad bibliográfica, predominan las clásicas encuadernaciones de pasta española, algunas excepcionales como cuero, pergamino, técnicas comunes de tela, cartón prensado con cubiertas donde predomina el dorado, los detalles bajo y alto relieve, todo ello hace parte de las características estéticas de esta colección.
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Como el archivo histórico también debe estar a la vanguardia en cuanto a la tecnología de almacenamiento y recuperación de la información, en los últimos 3 años Grupo Megamedia desarrolla algunos proyectos de automatización y digitalización, por ejemplo:
Migración de archivos digitales de un soporte a otro más moderno:
Su objetivo es la conversión del documento creado en un entorno y codificado para un formato determinado a otro formato para que funcione y sea legible en una nueva plataforma informática.
En este caso, se están migrando las páginas de publicaciones y fotografías que se respaldaron en CD y DVD’s hace más de 15 años.
Cabe mencionar que la obsolescencia de los formatos, como la compatibilidad con los nuevos sistemas, se acorta cada vez más, debido a la rapidez en que se dan los cambios tecnológicos.
Digitalización del Archivo Hemerográfico:
Se adquirió un escáner tipo planetario para ejecutar el proyecto de digitalización del fondo hemerográfico. Actualmente no se ha concluido este proyecto. En el año 2019 se contrató a personal con amplia experiencia para llevar a cabo esta labor.
Reconocimiento óptimo de caracteres (OCR, por sus siglas en inglés):
Después del proceso de escaneo de las publicaciones, se aplicó esta tecnología que permite convertir diferentes tipos de documentos en el que se puede no solo pasar la imagen de periódico físico a formato digital, sino que también capturar ciertos campos de interés e indexarlos para recuperar esa información fácilmente a través de un repositorio o sistema de consulta.
Digitalización del Archivo fotográfico:
Está conformado por más de un millón de fotografías impresas en papel fotográfico, negativos y diapositivas en blanco y negro o color. La preservación digital de este fondo tiene gran relevancia, pues constituye uno de los acervos fotográficos más importantes y antiguos de los medios de comunicación.
Incalculable valor del archivo histórico de Grupo Megamedia
Como se ha expuesto, el valor del archivo es incalculable, ya que cuenta con una diversidad de tipos, materiales y formas distintas de acervos, sin embargo, si no se tienen las condiciones adecuadas para resguardar los materiales y no se le da el trato adecuado su permanencia se condiciona drásticamente.
Por ello, para resguardarlos es indispensable aplicar técnicas no solo de conservación preventiva, sino también de restauración, preservación digital a largo plazo, digitalización, gestión documental, entre otros procedimientos, siempre de la mano de expertos en cada momento del trabajo.
“El gran reto del archivo no solamente es la importante acumulación de la memoria en almacenamientos adecuados, sino mantener el ritmo de las nuevas tecnologías y de automatización de acceso a la información”, explicó Alicia Pérez.
Sistema de consulta digital con nueva tecnología
“Para esto se desarrolló un sistema de consulta digital con nueva tecnología, flexible y escalable para que toda la información que se ha migrado y digitalizado pueda estar visible y accesible en el futuro desde cualquier dispositivo móvil.
“Cabe mencionar, los programas generalmente requieren de la gestión del coordinador a nivel de conservación y de proyectos, sin embargo, también se gestionan en conjunto con las áreas involucradas para optimizar los recursos y lograr cumplir con los objetivos”.
“De esta manera es posible convertir la actividad propia en autosostenible, pues los gastos están sujetos a la ejecución y puesta en marcha de otros programas con mayor índice de rendimiento”, continuó.
“Mantener un archivo histórico implica una gran inversión, no solo de gastos sino también de personal para llevar a cabo las tareas emprendidas”, dijo la licenciada.
“Los procesos deben estar sujetos a una serie de recomendaciones, directrices o pautas que ayuden a planificar correctamente proyectos, con el objetivo de optimizar los recursos existentes, para que en el futuro se logre la máxima visibilidad de la información digitalizada en un sistema de consulta corporativo o un portal web en internet”, concluyó.
