Actualmente es necesario que las empresas que cuentan con muchos clientes tengan una manera ordenada y visual de cómo es la interacción con ellos, ya sea para los diferentes procesos o actividades de las que ambos forman parte, pero definitivamente tiene que ser de una manera que facilite el flujo de la conversación y entendimiento para ambas partes.

Para ello, se recomienda usar un diagrama de casos de uso -anteriormente usado solamente en el lenguaje de programación de computadoras o de ingeniería de software-, con el cual tendrán la oportunidad de llevar a cabo todo lo anterior de una manera muy gráfica, sobre cómo es que se lleva la interacción de las personas en un proyecto o las tareas que debe hacer cada quien.

Pero, ¿qué es un diagrama de casos de uso y cómo se conforma?

Primero hablemos sobre qué es. Como anteriormente lo mencionamos, estos diagramas son una herramienta que forma parte del Lenguaje Unificado de Modelado (UML, por sus siglas en inglés), la cual ayuda a representar de una manera más fácil sistemas complejos al sumar a los actores, las interacciones y los casos de uso.

Para poder usar un diagrama de casos de uso es necesario contar con una herramienta que nos facilite su implementación y que nos haga sencilla la manera de interactuar y sumar tareas y procesos.

Pero, ¿cómo se hace uno de estos y qué elementos lo conforman? A continuación te explicamos cuáles son los elementos principales y básicos que conforman un diagrama de caso de uso, así como los pasos a considerar para desarrollar uno.

  • Sistema: Enmarcado por un rectángulo, esta parte incluye el caso de uso y representa el caso para el que se usará el proceso.
  • Caso de uso: Aquí es en donde se explica con un texto muy breve el proceso. Este suele ser dentro de una figura de óvalo.
  • Actor: Esta es la parte que representa al sistema o persona que está llevando a cabo el proceso, y suele ser representado con la silueta de una figura humana.

Pasando a la parte del desarrollo, recomendamos seguir los siguientes puntos:

  • Primero identifica los actores que formarán parte y que van a interactuar en el sistema, ya sean directos o personas externas a tu compañía que tengan la necesidad de colaborar en el proceso.
  • En segunda instancia, define qué acciones o pasos se van a llevar a cabo como parte de la interacción entre los actores y el sistema. A esto se le conoce como casos de uso.
  • Ya que hayas identificado lo antes mencionado, lo que sigue es comenzar a dibujar un diagrama considerando el modelo y las figuras que mencionamos antes, poniendo a los
  • Una vez identificados los actores y los casos de uso, dibuja el diagrama. Aquí recuerda que, dependiendo la herramienta que ocupes, puedes contar con plantillas que te ayudarán a poder tener una base para no tener que comenzar desde cero. Sólo ten en cuenta que los actores suelen ir a las orillas del diagrama, y los casos dentro un óvalo.
  • Hecho lo anterior, el siguiente paso es que, mediante líneas, se conecte a los actores con los casos de uso planteados, siempre teniendo en consideración poner una breve descripción de los casos que dirijan a los objetivos requeridos por los usuarios.
  • Por último, revisa y asegúrate de que el diagrama haya sido representado de la manera correcta y que sea entendible y cubra los requisitos requeridos por todas las partes involucradas.

¿Para qué puede servir dentro de mi empresa?

Anteriormente el uso de éste era en su mayoría utilizado para las personas que se dedicaban a programar softwares o a llevar a cabo procesos muy técnicos. Sin embargo, se han ido adaptando y hoy se han venido aplicando para diferentes áreas dentro de las empresas.

Un ejemplo de esto es en las áreas de marketing o de ventas, en las que los han implementado para poder ilustrar a las personas involucradas el flujo y su interacción en las distintas etapas o pasos a considerar para poder cumplir un proyecto.

¿Qué beneficios puedo obtener al hacerlo?

Te enlistamos a continuación algunas de las ventajas que pueden traer para tu empresa, las cuales pueden ayudarte a tomar una decisión sobre si implementarla o no.

1.   Visualización gráfica de un sistema y su estructura

Debido a que ofrecen una manera sencilla de visualizar los requisitos y procedimientos requeridos, facilitan la comprensión, interacción y comunicación entre las personas involucradas en el proceso de desarrollo, lo cual resulta relevante para que el resultado final resuelva de la mejor manera lo que requieren los usuarios y así cumplir las expectativas requeridas previo a la implementación.

2.   Mejor comunicación e interacción entre los los responsables

Son muy útiles  para poder tener a todos los involucrados de los equipos alineados y enterados de lo que sucede en el proceso. Con esto no sólo se reducen los errores que puedan haber durante el proceso, sino que se ahorra tiempo al poder tener la capacidad de atenderlos de manera más eficiente.

3.   Identificación de funciones clave

Debido a la representación gráfica, hacen más fácil que se puedan identificar las funciones clave que se deben realizar cada uno de los actores como parte del sistema.

¿Es necesario implementarla?

El que sea necesario o no, dependerá del uso que le puedas dar y los beneficios que vas a obtener. Sin embargo, contar con un diagrama de casos de uso definitivamente ayuda a que el proceso de trabajo sea más sencillo, reduciendo fallas y minimizando los tiempos de desarrollo.

(I.S.)