Fernando Ojeda Llanes (*)
En escritos anteriores me referí a los aspectos que pueden afectar al departamento de contabilidad en relación con la emisión de estados financieros y que, sin una auditoría externa, podrían en tiempos futuros muy cercanos tener complicaciones financieras, al tomarse decisiones improcedentes por errores en éstos.
En la empresa deben existir dos tipos de auditoría: la externa de contador público independiente y la interna, que depende de la empresa.
Cada tipo de auditoría tiene sus programas y acciones específicas; la externa revisa los estados financieros y la interna, los procesos y operaciones, de tal manera que se requieren las dos formas de revisión, pero con secuencia programada.
He recibido de mis asiduos lectores algunas consultas respecto a la auditoría interna, como es costumbre. Quiero dirigirme a ustedes en forma muy coloquial, sin tanto tecnicismo, a ésta que depende del tamaño de la empresa su tipo de revisión: por procesos o por operaciones.
La auditoría de operaciones es para empresas que no tienen tantas sucursales o un volumen reducido de operaciones, para enfocarse a realizar: arqueos de caja, de cuentas por cobrar, pruebas de inventarios, evaluaciones y otras.
La de procesos es para hacer más eficientes las auditorías en empresas muy grandes con muchas sucursales y operaciones.
La auditoría interna por procesos se dedica precisamente a realizar revisiones de cada uno de los tantos procesos que tiene la empresa, para ubicar riesgos y cómo se están respetando o no los procedimientos establecidos de control interno.
La de procesos, en vez de dedicarle tiempo a revisar inventarios de cada una de las tantas sucursales —en que no se daría abasto— lo que hace es que cuando se revisa un proceso y detecta determinado riesgo, por ejemplo: en ventas de sucursal B, entonces programa realizar una revisión de las operaciones de ventas de esta sucursal.
Los informes de auditoría interna que presenta al consejo de administración deben ser muy ejecutivos, con esto quiero decir “resumidos” pero no escuetos, proporcionar información de calidad; un ejemplo de escueto: “revisamos el proceso de Compras”.
Esto no es de utilidad al consejo, debería decir, por ejemplo: “al revisar el proceso de compras detectamos el riesgo de que podría faltar existencia del producto B porque se compró en fecha muy tardía y el daño podría ascender a X pesos, se recomienda que el departamento revise sus puntos de reorden como ya les hemos indicamos”.
Con este estilo de informar, el consejo de administración tendrá elementos para interactuar cuando el director general presente su respectiva información.
Cuando en una empresa muy grande solo se tiene auditoría interna de operaciones, también llamada operacional, este departamento es más costoso, por tener que contratar a muchos auditores para poder cumplir con su programa de trabajo.
La auditoría interna por procesos debe planear su auditoría y actuar, pero no perder el tiempo en tanta planeación porque ésta se convierte en burocracia estableciendo cantidad de normas, reglamentos, análisis de riesgo; esto absorbe tiempo valioso y que en ocasiones paraliza la acción de revisión que debe ser continua, desde luego apegado a un programa.
He mencionado en escritos anteriores que el proceso administrativo: planeación, organización y control se realiza en cada una de los departamentos, procesos y operaciones; me he encontrado con varias empresas muy importantes que dedican muchísimo tiempo a la planeación, esto da por resultado que los otros tres elementos se retrasen bastante tiempo y, por tanto, la administración tiene fuertes deficiencias.— Mérida, Yucatán.
ferojeda@prodigy.net.mx.
Doctor en investigación científica. Consultor de empresas.
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