Información financiera
Fernando Ojeda Llanes (*)
En forma coloquial sabemos que control interno es una serie de políticas y procedimientos encadenados que tienen como objetivo la protección de los activos de la empresa y el obtener una adecuada información financiera.
Procedimiento encadenado se refiere a que se ligan actividades de conjunto para validarse entre sí. Por ejemplo, el dinero en el banco está encadenado con el estado de cuenta bancario, con la chequera y con la contabilidad. El inventario es una inversión importante en el capital de trabajo de la empresa, pues son las mercancías almacenadas que se adquieren para vender.
Las inversiones. El costo en este renglón no es solamente el de capital del importe total de los productos almacenados, sino los que en algún momento se quedan en almacén sin vender, sean porque sufrieron deterioro, pasaron de moda o ya no tienen demanda en el mercado y esta inversión se convierte en pérdida.
También debe considerarse el costo de mantenimiento del almacén, que consiste en una serie de gastos para tener en existencia las mercancías tales como sueldos del personal, seguros, papelería, anaquelería y otros.
Por todo lo anterior e inclusive para prevenir fraudes que en muchas ocasiones se refiere a que se pagan mercancías que nunca entran al almacén o que salen sin que se formule la respectiva factura y se recupere la inversión referente, se requiere un eficiente control.
Si por ejemplo se trata del inventario de una empresa dedicada a instalaciones se puede dar el caso de que, por falta del registro de las salidas, se pierda el control respectivo y por lo tanto no se conozca con oportunidad el avance de la obra para su cobro respectivo y en algunas ocasiones no facturarla para obtener el ingreso que corresponda.
Son innumerables los problemas que se presentan en una empresa cuando no existe un sistema de control interno integral, pero al menos debido a su alta inversión debe implementarse de inmediato en la inversión de los inventarios.
El control interno de inventarios de una empresa mediana se inicia con un conteo físico por parte de dos equipos de trabajo con el mismo programa de trabajo, pero conteos independientes; al finalizar los dos equipos comparan sus respectivos apuntes y donde hay diferencias se hace nuevo conteo.
Entradas de almacén. A continuación, un ejemplo de su control interno: El control parte desde el documento de compra o pedido que se turna una copia al almacén, y un responsable le da seguimiento hasta la llegada de la mercancía. Al llegar la mercancía se formula una nota de entrada que debe coincidir con el pedido y la factura del proveedor tanto en especificaciones como en cantidad, precios e importe.
El almacenista clasifica los productos recibidos y anota el lugar de ordenamiento en la nota de entrada; si hay diferencias inmediatamente se avisa a compras y al proveedor con un documento de diferencias por recepción de almacén. Intervienen: contabilidad, compras, el propio almacén y el proveedor.
El procedimiento se da por cumplido cuando ya se justifiquen las diferencias en cada uno de los departamentos que intervienen. Almacén da de alta en su registro de inventarios a los productos respectivos ya definidos en la nota de entrada y diferencias.
Debe haber un supervisor de almacén que verifique todo el procedimiento de entrada, así como su clasificación y ordenación física respectiva en los anaqueles correspondientes. Si hay alguna diferencia se notifica de inmediato al almacenista con una nota de supervisión que debe ser conciliada de inmediato. La factura del proveedor debe llevar el visto bueno del almacenista y anexarse copia del pedido de compras para que pueda pagarse de acuerdo con los procedimientos de pago a proveedores.
El almacenista solamente podrá dar su visto bueno cuando todo el procedimiento de entrada respectivo se haya cubierto.
La organización de un almacén por lo general se divide por departamentos: recepción, empaque y clasificación, ordenación, despachos o salidas, supervisión y administración. El departamento de empaque y clasificación es aquel que recibe productos a granel y los coloca en cajas de empaque que le correspondan o cuando se reciben productos en sacos de 25 o 50 kilos y se empaca en cajas o bolsas de un kilo o los que se requieran para su tipo de venta.
En una empresa industrial siempre se requiere el departamento de empaque no solo de cada uno de los tipos de producto sino su despacho final en cajas máster con contenido específico para su distribución respectiva.
Se ha podido observar con claridad la técnica del encadenamiento, que debe existir tanto en los propios departamentos de almacén como en los demás de la organización.
Por lo que respecta al ejemplo de control interno de entradas al inventario presentado, el adicionar otras funciones de control interno depende del tamaño de la empresa y su inversión respectiva. Así como se lleva el control interno de las entradas de mercancías en almacén, también debe existir el de salidas, pero ese es otro boleto posterior.
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Doctor en investigación científica. Consultor de empresas