Información financiera
Fernando Ojeda Llanes (*)
Una gran mayoría de las empresas medianas determinan su costo de ventas en forma estimada utilizando un porcentaje que calculan dividiendo el costo total de sus compras entre las ventas y es la forma como por diferencias registran el saldo final de su inventario o existencias de mercancías para su venta que tienen en almacén.
Con esta forma de contabilizar obviamente se pierde el encadenamiento del control interno porque lo que sucede al final del ejercicio es hacer un inventario físico de las mercancías y hacer los ajustes por las diferencias que siempre existirán porque todo el trabajo integral es estimado.
Otras empresas lo que hacen es llevar un sistema de entradas y salidas de almacén no integrado a su contabilidad y por lo tanto hacen asientos contables tanto por las entradas como por las salidas.
Esta forma de trabajar los inventarios para que no hayan diferencias relevantes entre la contabilidad y los registros independientes de almacén requieren de un efectivo control interno que permita ir revisando y conciliando en forma continua los saldos contables de inventarios con los determinados por los registros de almacén.
Es obvio que el establecimiento de un control interno integral en las empresas redunda en la obtención de eficiente información financiera y para esto es necesario que la empresa lleve en forma completa su contabilidad basada en las normas de información financiera vigentes.
La contabilidad arrojará información valiosa para las decisiones y las expresiones del control interno podrán observarse en la calidad de la contabilidad porque cuando hay deficiencias de control esto se ha de observar en los saldos de algunas cuentas; esto puede observarse cuando se hace un buen análisis de la información financiera obtenida.
En escrito anterior mencioné un ejemplo de control interno de salidas de inventarios. En esta ocasión hablaré sobre las salidas.
En primer lugar debe establecerse un método de valuación de las salidas que en virtud de que se compran los mismos tipos de productos a diferentes precios no se puede determinar un importe específico.
Por ejemplo, un producto que se compró ayer en cien pesos y hoy se compra en ciento cinco y en días posteriores a noventa y ocho pesos, ¿entonces a qué precio daremos salida al mismo producto y a los demás productos b, c, d que tendrán el mismo comportamiento?
Métodos de valuación
Para determinar el precio para cada producto existen varios métodos de valuación; entre éstos solo hablaré de dos: el de promedios, que como su nombre lo indica es determinar un único precio calculando un promedio, y el otro llamado UEPS, últimas entradas primeras salidas, que consiste en dar salida en primer lugar a los últimos precios de compra.
Los métodos anteriores de valuación se utilizan tanto en empresas comerciales como en industriales. En las industriales servirán para valuar las salidas de materia prima entregadas a producción y las de productos terminados para su venta.
Hablando de una empresa comercial que compra productos terminados para vender, el primer paso de control interno es supervisar los cálculos de los precios de salida y que la aplicación respectiva del método de valuación está bien aplicado.
Por toda salida que se haga de almacén debe formularse una nota de salida que debe estar respaldada por su respectiva factura. En la actualidad la facturación es electrónica y la persona que reciba el producto debe firmar de recibido. La nota de salida firmada se registra en el control de salidas del almacén y un supervisor verifica durante el día que los productos que salieron del almacén tienen su respectiva nota de salida, registro y factura.
Cuando la empresa tiene un servicio de distribución debe existir además de la nota de salida una de distribución que se le da seguimiento hasta que la mercancía respectiva es recibida por el cliente o quien corresponda, que puede ser un mostrador o sucursal.
Las notas de salida de almacén también servirán para que el departamento de ordenación del almacén reponga en los análisis respectivos los productos que salieron con nueva mercancía y darle seguimiento a las existencias para verificar que se cumplan las políticas con respecto a qué cantidad y tipo de productos deben permanecer en inventario.
Es importante que el personal de almacén sea calificado y reciba la capacitación adecuada al puesto que le corresponde y que cada uno se responsabilice de la parte que le corresponda en el control interno respecto a sus actividades.— Mérida, Yucatán
ferojeda@prodigy.net.mx
Doctor en investigación científica. Consultor de empresas
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