Cuando se realiza una organización, sabemos que el primer concepto del proceso administrativo es planear; esto se confunde en muchas ocasiones con programar, pero hay una gran diferencia y debe tomarse en cuenta para lograr un buen avance en las acciones para llegar a objetivos.
Planear es el proceso de pensar de forma anticipada sobre lo que se quiere lograr y cómo se va a hacer. Es decir, consiste en establecer metas y decidir los pasos o acciones necesarios para alcanzarlas.
Por ejemplo: si se quiere hacer un viaje, planear sería elegir el destino, ver cuánto cuesta, decidir qué llevar, reservar alojamiento, y organizar tu tiempo para que todo salga bien. Una buena planeación ayuda a tener claridad sobre que se requiere realizar, ahorrar recursos y tiempos, así como evitar problemas que se presentan en forma imprevista.
En escritos anteriores me he referido a que en las empresas para lograr un crecimiento sostenido se requiere hacer una planeación a corto y largo plazos.
Programar se refiere a un conjunto organizado de actividades, medidas o tareas planificadas para alcanzar objetivos específicos. En el ámbito empresarial es un documento que detalla las acciones concretas que se van a realizar.
Por ejemplo, una empresa puede tener un programa de acciones a realizar para mejorar la atención de sus clientes. Los programas incluyen objetivos, actividades a efectuar para llegar a cumplir cada uno de los pilares respectivos, esto quiere decir que se deben asignar objetivos específicos y operativos.
Distintas técnicas
Existen varias técnicas que se utilizan para programar, entre éstas menciono las siguientes en forma enunciativa: cronograma o calendarios que es ideal para programación personal o de actividades simples. Diagrama de Gantt, que es una técnica visual que se utiliza en gestión de proyectos que muestra en un tablero las acciones a realizar, así como tareas, duración y fechas de inicio y finalización en una línea de tiempo; tiene la ventaja de poder observar si hay tareas a cumplir que se sobrepongan y su determinada secuencia.
La técnica de PERT, que se utiliza para tareas más complejas y que reflejan incertidumbre en los tiempos respectivos, está basada en realizar tres escenarios posibles probables, optimistas y pesimistas.
El método de Ruta Crítica, que consiste en diseñar un llamado árbol de decisiones —porque tiene varias ramas—, identifica las tareas claves que pueden señalar una duración mínima del proyecto respectivo; nos ayuda a detectar las actividades que están relacionadas con otras y, por tanto, deben avanzar para no retrasar todas las demás y hacer más largo el tiempo de cumplimiento de las acciones y objetivos; se puede utilizar combinándolo con el PERT o la gráfica de Gantt.
El método Kanban, que es una técnica visual que utiliza tableros de diferentes tareas que se dividen en columnas como, por ejemplo: por realizar, en proceso, realizado, se utiliza bastante para una programación ágil y de trabajo en equipos.
Bloques de tiempo, este es muy útil para lograr productividad en el personal; asigna períodos de tiempo determinado para cada día de específica tarea. La agenda es una técnica sencilla para programar reuniones, entrevistas, visitas, proyectos.
Los programas también se utilizan en los sistemas de información utilizando técnicas especiales y algoritmos en los denominados softwares.
Como habrán podido observar, existe una gran diferencia entre planear y programar, que radica principalmente en el nivel de generalidad y enfoque temporal de cada una; planear es una actividad más estratégica y programar es más táctica, específica y marca tiempos. La diferencia entre estrategias y tácticas está principalmente en el nivel de planeación y el alcance de cada una, la estrategia es el plan general o enfoque a largo plazo para alcanzar un objetivo y tácticas son acciones específicas o pasos concretos que se realizan para ejecutar la estrategia.
La programación es el paso importante que dar para lograr actuar, la acción no es una idea general sino algo que se realiza, por tanto, las acciones son los pasos concretos que se deben efectuar para cumplir las metas programadas. Entonces, un plan sin un programa no permite llegar a las acciones, o sea realizar las ideas expresadas en la planeación.
Como les he comentado anteriormente, en muchas empresas, con loables excepciones, realizan su planeación estratégica invirtiendo tiempo y dinero, pero no la implementan y cuando se le pegunta si ya la tiene, el director o gerente muestra una bella carpeta con documentos y cuadros esquemáticos a todo color mencionando que sí la han hecho —pero solo en papeles—, no han llegado a la acción; para alcanzarla hay que hacer un programa que tenga las tareas y tiempos a cumplir para su real implementación.— Mérida, Yucatán.
Correo: ferojeda@prodigy.net.mx
*Doctor en investigación científica. Consultor de empresas.