Fernando Ojeda Llanes (*)
Ahora que las empresas han terminado su ejercicio fiscal del año 2025, deben prepararse para el levantamiento del inventario físico, por lo general los administradores ponen especial importancia al día y fecha de suspensión de labores, pero es más importante tomar en cuenta que esta actividad se transforma en uno de los momentos más sensibles de la vida contable de la empresa.
En bodegas, tiendas, plantas industriales y centros de distribución, la operación cotidiana se detiene o se desacelera para dar paso a un ejercicio que combina técnica, disciplina y vigilancia profesional. No es una tarea aislada, sino un proceso cuidadosamente estructurado, en el que confluyen procedimientos operativos y la mirada atenta de la auditoría, tanto interna como externa.
La práctica inicia con una planeación formal, la administración define la fecha de corte, emite instrucciones escritas y comunica a todas las áreas involucradas las reglas del levantamiento; se ordenan los inventarios por ubicación y naturaleza, se identifican mercancías en puntos de venta, en tránsito, dañadas u obsoletas, y se establecen controles para suspender o registrar por separado cualquier movimiento inevitable durante el conteo.
En empresas comerciales con múltiples puntos de venta o mercancía distribuida en forma cedida, esta planeación incluye la sincronización de reportes de terceros y el cierre operativo de cajas y sistemas de punto de venta, de modo que el inventario represente una fotografía uniforme del mismo instante contable.
El conteo físico se ejecuta mediante técnicas que buscan reducir el error humano y fortalecer la confiabilidad de la información. Es habitual que el trabajo se realice por equipos, con separación de funciones entre quien cuenta y quien registra, utilizando hojas pre numeradas, listados o dispositivos electrónicos integrados a los sistemas contables. En almacenes de gran volumen, el doble conteo y los recuentos selectivos se aplican a los artículos de mayor valor, rotación o riesgo. En el ámbito industrial, estas técnicas se adaptan para abarcar no solo productos terminados, sino también materia prima y productos en proceso, donde el conteo se complementa con la identificación del grado de avance y el consumo real de insumos.
Una vez concluido el levantamiento físico, el procedimiento continúa con la conciliación. Las cantidades contadas se comparan contra los registros contables y auxiliares, y las diferencias se analizan antes de autorizar cualquier ajuste. Este análisis no se limita a cuadrar cifras: implica revisar documentos fuente, movimientos de almacén, órdenes de producción, mermas, devoluciones y traspasos. Solo después de esta revisión se elaboran asientos de ajuste, debidamente justificadas y aprobadas por los responsables autorizados.
La valuación del inventario es el siguiente paso crítico, las existencias se valúan conforme a los métodos aceptados por las normas contables aplicables, procurando consistencia y razonabilidad. En este punto, la técnica contable se enlaza con el criterio profesional, ya que una valuación incorrecta puede alterar de manera significativa el costo de lo vendido y el resultado del ejercicio. En el caso de productos en proceso, la determinación del valor exige estimaciones técnicas documentadas, respaldadas por reportes de producción y costos acumulados.
Durante todo este proceso, la auditoría interna desempeña un papel preventivo y de acompañamiento, su función es verificar que los procedimientos se apliquen conforme a las políticas establecidas, observar físicamente los conteos, evaluar la segregación de funciones y validar que la documentación generada sea suficiente y adecuada. La auditoría interna no sustituye al personal operativo, pero actúa como garante del control interno, señalando desviaciones y recomendando mejoras antes de que los estados financieros se cierren de manera definitiva.
A este panorama general se suma, con particular relevancia, la realidad de la empresa industrial, donde el inventario no es una sola masa homogénea, sino un conjunto de existencias que reflejan distintas etapas del proceso productivo. La materia prima representa el punto de partida y exige un conteo cuidadoso que considere cantidades, calidad y condiciones de almacenamiento, ya que cualquier deterioro impacta directamente en los costos futuros. Los productos terminados, por su parte, se identifican con mayor claridad, pues ya han concluido su ciclo de transformación y están listos para su comercialización o distribución. La mayor complejidad recae en los productos en proceso; al cierre del ejercicio, la planta no se detiene por completo y muchas órdenes de producción permanecen a medio camino entre la materia prima y el producto terminado. El inventario físico, en estos casos, no se limita a contar unidades visibles, sino que requiere determinar el grado real de avance, el consumo efectivo de materiales, la mano de obra incorporada y los costos indirectos aplicados hasta la fecha. Esta estimación demanda la participación conjunta de producción, ingeniería, costos y contabilidad, así como una documentación sólida que respalde los porcentajes de terminación asignados; en ella, el cierre del ejercicio no solo mide lo que está almacenado, sino también lo que está en transformación, recordando que en la industria el valor no siempre se encuentra terminado, sino muchas veces en pleno proceso de convertirse en producto.— Mérida, Yucatán
Doctor en investigación científica. Consultor de empresas